Использование компьютерных справочных систем в профессиональной деятельности. Информационные системы и технологии

Информационные технологии (ИТ) проникли во все сферы нашей деятельности: науку, культуру, образование, производство, управление и т. д. Будущие специалисты социальной сферы (социальные педагоги и социальные работники) должны владеть ИТ, чтобы решать свои производственные задачи, успешно работать с клиентами. Специалисту социальной сферы приходится организовывать свою деятельность с самыми разнообразными категориями населения: детьми, инвалидами, пожилыми людьми, что предъявляет к его профессиональной подготовке высокие требования. Существенную помощь при этом могут оказать современные информационные технологии, без которых ему сегодня просто не обойтись. Умение применять в своей деятельности современные ИТ становится одним из основных компонентов профессиональной подготовки любого специалиста, в том числе и специалиста социальной сферы.

Человечество в XX в. вступило в информационную эпоху. Развитие информационных технологий изменило жизнь людей. ИТ создают новые возможности в профессиональной деятельности, образовании, науке, культуре. Современный человек приспосабливается к новой социальной среде, где информация быстро распространяется и общедоступна.

ИТ являются характерным элементом информационного общества, присутствуют повсеместно, в том числе в социальной сфере. Ярким примером может служить организация дистанционного обучения на базе современных телекоммуникационных и информационных технологий. Получают развитие новые виды услуг - информационные, телекоммуникационные. К примеру, создание видеоконференцсвязи для структур социальной работы, развитие системы электронного документооборота для органов социальной работы всех уровней, доступ граждан к электронным услугам медико-социальной сферы.

Основные этапы становления информационного общества как формы постиндустриального общества.

Понятие “информационное общество” впервые появилось в Японии в середине 60-х гг. XX в. и рассматривается как этап в развитии постиндустриального общества.

Постиндустриальная теория - одна из концепций развития человеческого общества (например, постэкономическое общество, постмодерн, “третья волна”, общество четвертой формации, научно-информационный этап). В науку этот термин ввел профессор Гарвардского университета Дэниел Белл, в основе его концепции постиндустриального общества лежит разделение развития человечества на три этапа: аграрный, индустриальный, постиндустриальный. На последнем этапе главная ценность - информация, знания, наукоемкие технологии, высококвалифицированные работники.

Об информационном обществе можно говорить, если имеют место открытость, технологичность, интеллектуальность, доступ к мировым информационным ресурсам, автоматизация и роботизация всех отраслей производства и управления, изменение социальных структур, повышение информационной культуры граждан и др.

Информационные технологии при формировании социальной политики, в управлении социальной сферой, социальной работе.

Государственная политика в области информатизации.

Многие страны (в том числе и Россия) подписали Окинавскую хартию глобального информационого общества. Окинавская хартия принята в 2000 г. Все больше стран разрабатывают и реализуют государственные программы по вхождению в глобальное информационное общество.

О развитии новых информационных технологий свидетельствуют принятые Государственной думой федеральные законы, определяющие государственную политику по переходу к информационному обществу: “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (2006 г.), “Доктрина формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов”, “Доктрина информационной безопасности Российской Федерации”. В настоящее время принят ряд федеральных программ, прежде всего в области образования, совершенствования государственного управления и развития информационной инфраструктуры. Многие программы реализованы, другие дополняются новым содержанием и развитием. Примерами являются межведомственная программа “Создание национальной сети компьютерных телекоммуникаций для науки и высшей школы” (1995-2001 гг.), Федеральная целевая программа “Электронные библиотеки” (проект 2000 г.), Федеральная целевая программа “Развитие единой образовательной информационной среды на 2002-2005 гг.”, Федеральная целевая программа “Электронная Россия на 2002-2010 гг.”. В 2008 г. принята “Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации”, где указаны показатели, которых должна добиться Россия к 2015 г. в этой области.

Реализация этих и других государственных программ, затрагивающих информатизацию общества, привела к практическим результатам: электронные госуслуги (www.gosuslugi.ru), создание единой инфраструктуры электронного правительства, ИТ-инфраструктуры госдепартаментов - здравоохранения, образования, соцразвития. Сегодня государственная политика в области информатизации направлена на построение современных ИС, систем межведомственного электронного взаимодействия, электронных архивов, автоматизированных рабочих мест, онлайнобслуживания потребителей госуслуг и т. п. Примеры из области обеспечения базы для высокотехнологичного медицинского обслуживания и ряда других, относящихся к социальной сфере (например, единая универсальная социальная карта), позволяют делать выводы о том, что необходимы инфраструктурные проекты, охватывающие сразу несколько направлений (например, медицина, социальное обслуживание, транспорт, госуслуги).

Примером системного подхода к анализу социальных последствий информатизации, а именно этических и социальных проблем информатизации, может служить работа Хессига “Последствия информатизации в зеркале общественности” (табл. 1).

Таблица 1

Последствия информатизации в зеркале общественности (Хессиг)

Отрицательные последствия	Положительные последствия
Культура и общество
Свободное развитие индивида	“Автоматизация” человека
Информационное общество	Дегуманизация жизни
Социализация информации	Технократическое мышление
Коммуникативное общество	Снижение культурного уровня
Преодоление кризиса	Лавина информации
Развитие цивилизации	Элитарное знание(поляризация)
	Изоляция индивида
Политика
Расширение свобод	Снижение свобод
Децентрализация	Централизация
Выравнивание иерархии власти	Государство - ’’надзиратель”
Расширенное участие в общественной жизни	Расширение государственной бюрократии
Усиление власти благодаря знаниям	Усиление манипуляции людьми
Хозяйство и труд
Повышение продуктивности	Все возрастающая сложность жизни
Рационализация	Обострение промышленного кризиса

Окончание табл. 1

Отрицательные последствия	Положительные последствия
Повышение компетентности	Концентрация
Увеличение богатства	Подверженность кризисам
Преодоление кризиса	Стандартизация
Экономия ресурсов	Массовая безработица
Охрана окружающей среды	Новые требования к мобильности трудящихся
Децентрализация промышленности	Дегуманизация труда
Новая продукция
Улучшение качества	Деквалификация
Диверсификация продукции	Исчезновение многочисленных профессий
Новые профессии и квалификации
Международные отношения
Появляется шанс на развитие у стран “третьего мира”	Технологическая зависимость
	Обострение отношений Юга- Запада
Улучшение обороноспособности страны	Уязвимость
Национальная независимость	Усиление взаимозависимости
	Усиление опасности новой войны из- за обновления военных систем

Учебник создан в соответствии с Федеральным государственным образовательным стандартом среднего профессионального образования для всех технических специальностей для изучения дисциплины естественно-научного цикла «Информационные технологии в профессиональной деятельности».
Приведены базовые понятия по информационным технологиям. Рассмотрены возможности практического применения в профессиональной деятельности программ офисного пакета MS Office 2007, программ обработки графических изображений, программ САПР, компьютерных справочно-правовых систем на примере системы ГАРАНТ ЭКСПЕРТ 2010, программ работы в сети Интернет.
Для студентов учреждений среднего профессионального образования. Может быть использован для самообразования.

ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ.
Современную технологию обработки информации с использованием компьютера обычно так и называют - «компьютерной технологией». В развитии ИТ можно проследить несколько этапов.

До второй половины XIX в. основными инструментами сбора, обработки и хранения информации служили бумага, чернила, перо и простейшие приборы счета, а курьерская и почтовая связь были основными средствами связи. Поэтому этот этап можно назвать этапом ручной технологии обработки информации. Продуктивность информационной обработки была крайне низкой, ведь каждое письмо копировалось отдельно вручную, а финансовая информация также обрабатывалась с помощью ручных приспособлений, таких как абак, счеты, логарифмическая линейка.

К дальним предкам электронно-вычислительных машин (ЭВМ) можно отнести и ткацкий станок, ведь это сложное механическое устройство осуществляло циклическую работу, как бы выполняя определенную программу. Более того, это устройство - перепрограммируемое, ведь его можно настроить на другой узор и другой тип пряжи. А смена узора в ткацком станке производилась с помощью своеобразных перфокарт.

СОДЕРЖАНИЕ
Уважаемый читатель!
Предисловие
Введение
Список сокращений
Раздел I. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Глава 1. Информационные процессы и технологии
1.1. История развития информационных технологий
1.2. Информационные модели
1.2.1. Информационное моделирование как метод познания
1.2.2. Структура информационной модели
1.2.3. Этапы компьютерного моделирования
1.3. Основные понятия информационных технологий
1.3.1. Понятие информации
1.3.2. Информационные технологии
1.3.3. Информационная система
1.3.4. Структура информационной системы
1.3.5. Поколения информационных систем
1.4. Классификация и характеристика качества информационных систем
1.5. Правовые и этические нормы информационной деятельности человека
Глава 2. Аппаратное и программное обеспечение ИТ-технологий
2.1. Аппаратное обеспечение ИТ-технологий
2.1.1. Элементная база информационных технологий
2.1.2. INTEL- кузница микропроцессоров
2.1.3. Аппаратная реализация компьютера
2.1.4. Периферийное компьютерное оборудование
2.2. Программное обеспечение ИТ-технологий
2.2.1. Назначение и классификация программного обеспечения
2.2.2. Системное программное обеспечение
2.2.3. Инструментальное программное обеспечение
2.2.4. Прикладное программное обеспечение
2.2.5. Использование прикладных программ в различных областях человеческой деятельности
Раздел II. ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
Глава 3. Технология подготовки текстовых документов в MS Word 2007
3.1. Классификация и возможности текстовых редакторов
3.2. Обзор современных текстовых процессоров
3.3. Возможности текстового процессора MS Word 2007
3.4. Основы работы в MS Word 2007
3.5. Набор текста документа
3.5.1. Отображение документа на экране
3.5.2. Масштаб изображения
3.5.3. Свободный ввод
3.5.4. Технология ввода символов текста
3.5.5. Многооконность
3.6. Редактирование и форматирование документа
3.7. Создание и форматирование таблиц
3.7.1. Способы создания таблиц
3.7.2. Приемы форматирования таблиц
3.8. Графические объекты в текстовом документе
3.9. Прочие полезные умения
3.10. Организация печати документа
Глава 4. Технология анализа экономических показателей в электронных таблицах MS Excel 2007
4.1. Основы работы в электронных таблицах MS Excel
4.2. Ввод и редактирование данных
4.3. Обработка экономической информации
4.3.1. Ввод формул
4.3.2. Абсолютная и относительная адресация ячеек
4.3.3. Вычислительные возможности Excel
4.3.4. Автоматические вычисления
4.3.5. Функции в Excel
4.3.6. Прогнозирование значений с функцией
4.3.7. Прогнозирование значений в рядах данных
4.3.8. Статистические функции
4.3.9. Финансовые функции
4.4. Подбор параметра и поиск решения
4.5. Сортировка, фильтрация и поиск данных
4.6. Построение диаграмм
4.7. Защита книг и листов
4.8. Форматирование и печать электронной таблицы
Глава 5. Подготовка компьютерных презентаций в программе MS PowerPoint 2007
5.1. Современные способы организации презентаций
5.2. Создание презентации MS PowerPoint 2007
5.3. Создание презентации на основе пустой новой презентации
5.4. Оформление содержимого презентации
5.5. Оформление слайдов презентации
5.6. Принципы планирования показа слайдов
5.7. Показ презентации
5.8. Представление презентации
5.9. Способы печати презентации
5.10. Сохранение и закрытие презентации
Раздел III. РАБОТА С МАССИВАМИ ИНФОРМАЦИИ В СУБД MS ACCESS 2007
Глава 6. Автоматизация обработки информации в системах управления базами данных
6.1. Организация системы управления базами данных
6.1.1. Понятия базы данных и систем управления базами данных
6.1.2. Функциональные возможности СУБД
6.1.3. Системы клиент-сервер и файл-сервер
6.1.4. Виды инфологических моделей
6.2. Разработка базы данных и обобщенная технология работы с ней
6.2.1. Основные этапы разработки базы данных
6.2.2. Обобщенная технология работы с базами данных
6.3. Выбор СУБД для создания системы автоматизации
6.4. Основы работы СУБД MS ACCESS 2007
6.4.1. Основные сведения
6.4.2. Таблицы
6.4.3. Формы
6.4.4. Запросы
6.4.5. Отчеты
6.4.6. Макросы и модули
Раздел IV. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ГРАФИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
Глава 7. Технологии создания и преобразования графических информационных объектов
7.1. Растровая и векторная графика
7.2. Модели кодирования цвета
7.3. Технология построения анимационных изображений и трехмерной графики
7.4. Понятие о методах сжатия данных. Форматы файлов
7.4.1. Методы сжатия данных
7.4.2. Форматы графических данных
7.4.3. Растровые форматы
7.4.4. Векторные графические форматы
7.5. Обзор графических редакторов и программ 3D-моделирования
7.5.1. Растровые графические редакторы
7.5.2. Векторные графические редакторы
Глава 8. Системы автоматизированного проектирования
8.1. Понятие САПР и их классификация
8.1.1. Понятие САПР, назначение и применение
8.1.2. Компоненты и обеспечение САПР
8.1.3. Классификация САПР
8.2. Обзор современных программных систем автоматизированного проектирования
8.2.1. САПР КОМПАС
8.2.2. САПР P-CAD
8.2.3. САПР Altium Designer
8.2.4. САПР T-FLEX CAD
8.2.5. Программные продукты AutoCAD
Глава 9. Информационно-правовое обеспечение деятельности
9.1. Возможности российских СПС и история их развития
9.2. Справочно- правовая система «КонсультантПлюс»
9.3. Информационно-правовые системы серии «Кодекс»
9.4. Системы серии «Референт»
9.5. Система информационно-правового обеспечения ГАРАНТ ЭКСПЕРТ 2010
9.6. Общие рекомендации по поиску документов и принципы выбора СПС
Раздел V. ЭЛЕКТРОННЫЕ КОММУНИКАЦИИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Глава 10. Телекоммуникационные системы в профессиональной деятельности
10.1. Компьютерные сети и их виды
10.2. Классификация сетей
10.3. Среда передачи данных
10.4. Типы компьютерных сетей
10.5. Сетевой контроллер
10.6. Эталонная модель OSI
10.7. Преимущества работы в локальной сети
Глава 11. Всемирная сеть Интернет
11.1. Способы доступа в Интернет
11.2. Два подхода к сетевому взаимодействию
11.3. Современная структура Интернета
11.4. Основные сервисы Интернета
11.5. Основы работы в Интернете
11.6. Организация поиска в Интернете
11.7. Основы проектирования web-страниц
Глава 12. Основы защиты компьютерной информации
12.1. Классификация мер защиты
12.2. Программно-технический уровень безопасности
12.3. Защита информации от вирусных атак
Заключение
Полезные web-ресурсы
Список литературы.

ЛЕКЦИИ

по дисциплине

Информационные технологии в профессиональной деятельности

для специальности 38.02.01 «Экономика и бухгалтерский учёт» (углубленная и базовая подготовка) (по отраслям)

Преподаватель Самарского финансово-экономического колледжа – филиала федерального государственного образовательного бюджетного учреждения высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»

Е.А.Платковская

Раздел 1. Информационные и коммуникационные технологии в автоматизированной обработке финансовой информации. 4

Введение. 4

Понятие, классификация, основные принципы, методы и свойства информационных технологий. Возможности использования информационно-телекоммуникационных технологий в профессиональной деятельности. 4

Тема 1.1. Информационные технологии в обработке экономической информации 14

Основные методы и средства обработки, хранения, передачи и накопления информации. Назначение и принципы использования системного и прикладного программного обеспечения. 14

Основные функции современной системы офисной автоматизации. Состав и характеристика пакета электронного офиса. Обработка экономической информации текстовыми процессорами. Деловой текстовый документ. Стили оформления документов. Шаблоны и формы. Таблицы в текстовых документах. Внедрение и связывание объектов, комплексные документы. Использование деловой графики для визуализации текстовой информации. 21

Возможности системы электронных таблиц для анализа, планирования, прогнозирования хозяйственной деятельности предприятия и решения экономических задач. Расчет показателей, применение стандартных функций, создание вычисляемых условий. Фильтрация информации, консолидация, сводные таблицы, подведение промежуточных итогов. Средства деловой графики – наглядное представление результатов с помощью диаграмм. Решение задач бухгалтерского учета в системе электронных таблиц. 31

Справочно-правовые системы (СПС) в профессиональной деятельности экономиста, бухгалтера. Основные функции и правила работы с СПС Поисковые возможности СПС. Обработка результатов поиска. Работа с содержимым документов. Совместное использование СПС и информационных технологий. 52

Тема 1.2. Коммуникационные технологии в обработке экономической информации 65

Основные компоненты компьютерных сетей, принципы пакетной передачи данных, организация межсетевого взаимодействия. Применение электронных коммуникаций в профессиональной деятельности бухгалтера. Сервисы локальных и глобальных сетей. Интранет и Интернет. Технология поиска информации в Интернет. Организация работы с электронной почтой. 65

Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции. Информационные технологии делопроизводства и документооборота. Экономический документ, виды и формы представления. Представление документов в электронном виде. Технологии распознавания образов. Электронный документ и электронная копия. Юридический статус электронного документа, цифровая подпись. Документооборот на основе электронной почты. Использование ресурсов локальной сети. 88

Тема 1.3. Методы и средства защиты финансовой информации. 111

Основные угрозы и методы обеспечения информационной безопасности. Принципы защиты информации от несанкционированного доступа. Правовые аспекты использования информационных технологий и программного обеспечения. Правовое регулирование в области информационной безопасности. 111

Антивирусные средства защиты информации. 125

Раздел 2. Информационные системы автоматизации бухгалтерского учета. 140

Тема 2.1. Специализированное программное обеспечение для сбора, хранения и обработки бухгалтерской информации. 140

Направления автоматизации бухгалтерской деятельности. Назначение, принципы организации и эксплуатации бухгалтерских информационных систем, их сравнительная характеристика. 140

Тема 2.2 Технология работы с программным обеспечением автоматизации бухгалтерского учета. 149

Основные функции, режимы и правила работы с бухгалтерской программой. Настройка бухгалтерской программы на учет. Контекстная помощь, работа с документацией. Структура и интерфейс специализированного программного обеспечения. 149

Основные правила обеспечения информационной безопасности бухгалтерского программного комплекса. Сохранение и восстановление информационной базы. 163

Раздел 1. Информационные и коммуникационные технологии в автоматизированной обработке финансовой информации

Введение

Понятие, классификация, основные принципы, методы и свойства информационных технологий. Возможности использования информационно-телекоммуникационных технологий в профессиональной деятельности.

Информатизация современного общества и, в частности, образовательной деятельности характеризуются процессами совершенствования и массового распространения современных информационных и коммуникационных технологий (ИКТ). В сфере образования эти технологии активно применяются для передачи информации и обеспечения взаимодействия учителя и обучаемого в современных системах открытого и дистанционного образования. Современный учитель должен не только обладать знаниями в области своего предмета, но и уметь применять ИКТ в своей профессиональной деятельности.

Слово "технология " (от греч.) в самом общем понимании означает науку, совокупность методов и приемов обработки или переработки сырья, материалов, полуфабрикатов, изделий и преобразования их в предметы потребления. В более узком смысле технология - это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям. Современное понимание этого слова включает применение научных и инженерных знаний для решения практических задач. В таком случае информационными и телекоммуникационными технологиями можно считать технологии, направленные на обработку и преобразование информации.

Информационные и коммуникационные технологии (ИКТ) – это обобщающее понятие, описывающее различные устройства, механизмы, способы и алгоритмы обработки информации. Важнейшим современным устройствами ИКТ являются компьютер, снабженный соответствующим программным обеспечением, и средства телекоммуникаций вместе с размещенной на них информацией.

Информационные технологии можно классифицировать с различных точек зрения:

· в зависимости от области решаемых задач;

· в зависимости от предметной деятельности;

· в зависимости от типа обрабатываемой информации;

· в зависимости от типа пользовательского интерфейса;

· в зависимости от степени взаимодействия и др.

Приведем несколько примеров классификации информационных технологий

Компьютер как техническое устройство обработки экономической информации, назначение, состав, основные характеристики компьютера.

Персональный компьютер - универсальная техническая система. Его конфигурацию (состав оборудования) можно гибко изменять по мере необходимости. Тем не менее, существует понятие базовой конфигурации, которую считают типовой. В таком комплекте компьютер обычно поставляется. Понятие базовой конфигурации может меняться. В настоящее время в базовой конфигурации рассматривают четыре устройства:

системный блок;

монитор;

клавиатуру;

мышь.

Системный блок

Системный блок представляет собой основной узел, внутри которого установлены наиболее важные компоненты. Устройства, находящиеся внутри системного блока, называют внутренними, а устройства, подключаемые к нему снаружи, называют внешними. Внешние дополнительные устройства, предназначенные для ввода, вывода и длительного хранения данных, также называют периферийными

Монитор

Монитор - устройство визуального представления данных. Это не единственно возможное, но главное устройство вывода. Его основными потребительскими параметрами являются: размер и шаг маски экрана, максимальная частота регенерации изображения, класс защиты.

Размер монитора измеряется между противоположными углами трубки кинескопа по диагонали. Единица измерения - дюймы. Стандартные размеры: 14"; 15"; 17"; 19"; 20; 21". В настоящее время наиболее универсальными являются мониторы размером 15 и 17 дюймов, а для операций с графикой желательны мониторы размером 19-21 дюйм.

Клавиатура

Клавиатура - клавишное устройство управления персональным компьютером. Служит для ввода алфавитно-цифровых (знаковых) данных, а также команд управления. Комбинация монитора и клавиатуры обеспечивает простейший интерфейс пользователя. С помощью клавиатуры управляют компьютерной системой, а с помощью монитора получают от нее отклик.

Классификация ПК по назначению

ПК общего назначения – предназначены для массового потребителя для развлечения, обучения и работы.

Профессиональные ПК – применяются в научной сфере, для решения сложных информационных и производственных задач, где требуется высокое быстродействие, эффективная передача больших массивов информации, достаточно большая емкость оперативной памяти.

Понятие электронного офиса

К офисным задачам можно отнести следующие:

· делопроизводство;

· контроль исполнения документов;

· составление отчетов;

· поиск информации;

· ввод и обновление информации;

· составление расписаний;

· обмен информацией между отделами предприятия.

В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

· обработка входящей и исходящей информации;

· сбор и последующий анализ данных;

· хранение информации.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

· персональные компьютеры, объединенные в сеть;

· печатающие устройства;

· средства копирования документов;

· сканер;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

В последнее время все большее распространение приобретают элек­тронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов .

Информационные технологии виртуальных офисов основываются:

· на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офиса через глобальную компьютерную сеть;

· на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).

В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реаль­ного времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.

Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложе­ний, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений.

Назначение интегрированных офисных пакетов - обеспечить со­трудников офиса и предприятия широким набором средств для по­вседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.

Пример интегрированного офисного пакета (Microsoft Office).

Примером интегрированного офисного пакета может служить пакет Microsoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

· Word - текстовый процессор;

· Excel - табличный процессор;

· Access - система управления базами данных;

· PowerPoint - система подготовки презентаций;

· Outlook - менеджер персональной информации;

· FrontPage - редактор, предназначенный для создания веб-страниц;

· PhotoDraw - графический редактор для создания деловой графики;

· Publisher - настольная издательская система;

· Small Business Tools - специализированный инструментарий для осуществления бизнес-анализа;

· Internet Explorer - браузер (обозреватель веб-страниц).

Microsoft Word - это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграммы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.

Microsoft Excel - табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математи­ческой и логической обработки данных.

К функциям табличного процессора относятся:

· создание и редактирование электронных таблиц;

· создание взаимосвязанных табличных документов;

· ввод формул, выполняющих математические и логические операции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;

· структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);

· построение диаграмм и графиков различных видов;

· создание сводных электронных таблиц, в том числе и с привлече­нием информации из внешних баз данных;

· разработка макрокоманд управления электронными таблицами;

· оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.

С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчёты, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.

Microsoft Access - система управления базами данных. На сего­дняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных.

Microsoft Outlook - менеджер персональной информации, предо­ставляющий следующие возможности:

· обработка сообщений электронной почты;

· планирование встреч и собраний;

· управление контактами и задачами;

· доступ к документам, хранящимся в личных папках, и докумен­там, размещенным, на локальных и сетевых дисках.

Microsoft PowerPoint - система подготовки презентаций. Презентации могут использоваться в процессе обучения, проведения семинаров, конференций и т. д.

Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Системы подготовки текстовых документов можно разбить по функ­циональному наполнению на следующие классы:

· текстовые редакторы;

· текстовые процессоры;

· настольные издательские системы.

Текстовые редакторы обеспечивают ввод, изменение и сохранение символьного текста, не требующего форматирования, т. е. изменения шрифта, цвета текста и т. д. Результатом работы текстового редактора является текстовый ASCII-файл (ASCII - American Standard Code for Information Interchange - Американский стандартный код для обме­на информацией).

Текстовые редакторы позволяют:

♦ набирать текст, удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

· вставлять группы строк из других текстов, обнаруживать все вхождения определенной группы символов;

· сохранять набранный текст, печатать текст на разных тинах прин­теров стандартными программами печати одним шрифтом в пре­делах документа.

К этой же категории относятся Турбо-редакторы, которые предо­ставляют удобные инструментальные средства для создания, компи­ляции, отладки и выполнения программ на языках программирования (например, Паскале).

Текстовый процессор - это система подготовки сложных текстовых документов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами - разметкой.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии документа его образу на экране.

Среди функций текстовых процессоров можно выделить:

· форматирование текста, при этом изменения, вносимые пользо­вателем, сразу находят отражение в документе;

· возможность предварительного описания структуры будущего документа, в этом описании задаются такие параметры, как вели­чина абзацных отступов, гарнитура и размер шрифта, располо­жение заголовков, междустрочные интервалы, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. д.;

· возможность автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;

· возможность ввода и редактирования таблиц и формул с отобра­жением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

· возможность объединения документов в процессе подготовки текста к печати;

· возможность автоматического составления оглавления и указателя.

Настольные издательские системы (НИС) не являются более совер­шенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область. Настольные издательские системы, по сути, являются инструментом верстальщика. Они предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов.

НИС отличаются от текстовых процессоров тем, что имеют более широкие возможности управления подготовкой текста. Во всех НИС реализованы функции, отсутствующие в большинстве текстовых про­цессоров, например, сжатие и растяжение строк; вращение текста, об­текание рисунка текстом по произвольному контуру и т. д.

Существуют НИС профессионального уровня и НИС начального уровня. Системы первой группы предназначены для работы над изда­ниями документов со сложной структурой типа иллюстрированно­го журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress, PageMaker. Такие дорогие и сложные в освоении систе­мы вряд ли целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.

Системы второй группы обычно используются для создания инфор­мационного бюллетеня или простого рекламного буклета. Пакеты дан­ной категории ориентированы на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего вре­мени. К НИС начального уровня можно отнести Microsoft Publisher, Pageplus.

Приложения Microsoft Office 2007проектировались для совместной работы, поэтому имеется возможность объединить текст из Word с таблицами Excel и формулами из Mіcrosoft Equation 3.0 и так далее. Существует несколько способов использования данных, созданных одним приложениям, в другом приложении.

Для совместного использования данных приложениями Microsoft Office применяются следующие технологии: статическое копирование; внедрение и связывание объектов.

Импорт данных. При импорте данные из документа источника (созданного в одном приложении) копируются в документ получатель (созданный в другом приложении). Копирование осуществляется при помощи фильтров, которые представляют собой программу, которая преобразует данные из одного формата в данные другого формата. Приложения Microsoft Office 2007 имеют большой набор различных фильтров.

Связывание и внедрение (OLI) - один из эффективных способов обмена данными между приложениями Microsoft Office. Основные различия между связыванием и встраиванием заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.

Связанный объект – это данные (объект), созданные в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

Внедренный объект – это данные (объект), вставленные в файл. Внедренный объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан.

Копирование, связывание и внедрение можно осуществлять при помощи буфера обмена. Для этого необходимо данные скопировать в документе - источнике, а затем в документе - получателе выполнить команду Правка - Специальная вставка и выбрать параметр Связать или Вставить.

Второй способ связывания и внедрения объектов осуществляется при помощи диалогового окна "Вставка объекта", которое вызывается командой Объект в меню Вставка.

Текущая ячейка и экран

Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш движения курсора.

Возможности экрана монитора не позволяют показать всю электронную таблицу. Мы можем рассматривать различные части электронной таблицы, перемещаясь по ней при помощи клавиш управления курсором. При таком перемещении по таблице новые строки (столбцы) автоматически появляются на экране взамен тех, от которых мы уходим. Часть электронной таблицы, которую мы видим на экране монитора, называется текущим (активным) экраном.

Окно, рабочая книга, лист

Основные объекты обработки информации – электронные таблицы – размещаются табличным процессором в самостоятельных окнах, и открытие или закрытие этих таблиц есть, по сути, открытие или закрытие окон, в которых они размещены. Табличный процессор дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. Существуют специальные команды, позволяющие изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Окна, которые в настоящий момент мы видим на экране, называются текущими (активными).

Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, а которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Вы можете создать книгу для совместного хранения в памяти интересующих вас листов и указать, какое количество листов она должна содержать. Все листы рабочей книги сохраняются в одном файле. Заметим, что, термин «рабочая книга» не является стандартным. Так, например, табличный процессор Framework вместо него использует понятие Frame (рамка).

Типы данных, используемых в электронных таблицах

Типы входных данных

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты.

Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда – кавычки или пробел.

Пример. Символьные данные:

Ведомость по начислению премии Группа Зин-509-01

Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.

Пример. Числовые данные:

Формулы . Видимое на экране содержимое ячейки, возможно, – результат вычислений, произведенных по имеющейся, но не видимой в ней формуле. Формула может включать ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек.

Пример. Предположим, что в ячейке находится формула +В5 + (С5 + 2 * Е5) / 4. В обычном режиме отображения таблицы на экране вы увидите не формулу, а результат вычислений по ней над числами, содержащимися в ячейках В5, С5 и Е5.

Функции . Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.

Пример. Ячейка содержит функцию вычисления среднего арифметического значения множества чисел, находящихся в ячейках В4, В5, В6, В8. в следующем виде:

@AVG (В4 .. В6, В8).

Даты . Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат. Наиболее употребительны следующие типы внешних форматов дат:

– МММ–ДД–ГГ (Янв–04–95);

– МММ–ГГ (Янв–95).

Внимание! Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как часть данных, а как команда переключения режима:

· если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);

· если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран определенным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. Для этого часто используются левая круглая скобка, знак числа (плюс или минус), знак равенства и т.п.;

· если ячейка содержит символьные данные, ее первым символом может быть одинарная (апостроф) или двойная кавычка, а также пробел.

Логические данные используется в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в текущей ячейке следующим образом: если вводится любой отличное от нуля число (целое или дробное), то после нажатия клавиши в этой ячейке будет выведено «Истина». Ноль отображается в соответствующей ячейке как «Ложь».

Это представление данных связано с понятием логической переменной, которая используется в алгебре логики. Одна служит для описания высказываний, которые могут принимать одно из двух возможных значений: «истина» (логическая единица) либо «ложь» (логический нуль).

Форматирование числовых данных в ячейках

Вы можете использовать различные форматы представления числовых данных в рамках одной и той же электронной таблицы. По умолчанию числа располагаются в клетке, выравниваясь по правому краю. В некоторых электронных таблицах предусмотрено изменение этого правила. Рассмотрим наиболее распространенные форматы представления числовых данных.

Основной формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.

Формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью, определяемой установленным пользователем количеством десятичных знаков после запятой (десятичной точки). Например, если установлен режим форматирования, включающий два десятичных знака, то вводимое в ячейку число 12345 будет записано как 12345,00, а число 0.12345 – как.12.

Процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком % (в соответствии с установленным количеством десятичных знаков). Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе 0.123 на экране появится 12.3%, а при вводе 123 – 12300.0%.

Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены запятой. При этом пользователем может быть установлена определенная точность представления (с округлением до целого числа или в два десятичных знака). Например, введенное число 12345 будет записано в ячейке как 12,345 (с округлением до целого числа) и 12,345–00 (с точностью до двух десятичных знаков).

Научный формат , используемый для представления очень больших или очень маленьких чисел, обеспечивает представление вводимых чисел в виде двух компонентов:

– мантиссы, имеющей один десятичный разряд слева от десятичной точки, и некоторого (определяемого точностью, заданной пользователем) количества десятичных знаков справа от нее;

– порядка числа.

Пример. Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е+04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е+04 (при точности в 2 разряда). Число.0000012 в научном формате будет иметь вид 1.2Е–06.

Используемые типы функций

Вычисления в таблицах производятся с помощью формул. Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула.

Формула начинается со знака плюс или левой круглой скобки и представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций.

При вычислениях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций.

Формулы состоят из операторов и операндов, расположенных в определенном порядке. В качестве операндов используются данные, а также ссылки отдельных ячеек или блоков ячеек. Операторы в формулах обозначают действия, производимые с операндами. В зависимости от используемых операторов различают арифметические (алгебраические) и логические формулы.

В арифметических формулах используются следующие операторы арифметических действий:

Сложение,

– вычитание,

* умножение,

/ деление,

^ возведение в степень.

Каждая формула в электронной таблице содержит несколько арифметических действий с ее компонентами. Установлена последовательность выполнения арифметических операций. Сначала выполняется возведение в степень, затем – умножение и деление и только после этого – вычитание и сложение. Если вы выбираете между операциями одного уровня (например, между умножением и делением), то следует выполнять их слева направо. Нормальный порядок выполнения операций изменяют введением скобок. Операции в скобках выполняются первыми.

Арифметические формулы могут также содержать операторы сравнения: равно (=), не равно (< >), больше (>), меньше (<), не более (<=), не менее (>=). Результатом вычисления арифметической формулы является число.

Логические формулы могут содержать указанные операторы сравнения, а также специальные логические операторы:

#NOT# – логическое отрицание «НЕ»,

#AND# – логическое «И»,

#OR# – логическое «ИЛИ».

Логические формулы определяют, выражение истинно или ложно. Истинным выражениям присваивается численная величина 1, а ложным – 0. Таким образом, вычисление логической формулы заканчивается получением оценки «Истинно» (1) или «Ложно» (0).

Пример. Приведем несколько примеров вычисления арифметических и логических формул по следующим данным:

	A	B	C

Формула	Результат	Объяснение
=А1+В1*3		Содержимое ячейки В1 умножается на 3, и результат складывается с содержимым ячейки А1. (Умножение выполняется первым).
=А2–В3+С2	–3	Содержимое ячейки В3 вычитается из содержимого ячейки А2, а затем к результату добавляется содержимое ячейки С2. (Сложение и вычитание как действия одного уровня выполняются слева направо).
=В2/(С1*А2)		Содержимое ячейки С1 умножается на содержимое А2, и затем содержимое ячейки В2 делится на полученный результат. (Любые действия в скобках выполняются первыми).
=В1^С1–В2/А3		Содержимое ячейки В1 возводится в степень, определяемую содержимым ячейки С1, затем определяется частное от деления содержимого ячейки В2 на содержимое ячейки А3. Полученное частное вычитается из первого результата. (Возведение в степень выполняется первым, затем выполняется деление и только потом – вычитание).
=А1>0#OR#C3>0		Поскольку содержимое ячеек А1 (3>0) и С3 (6>0) представляет собой положительные числа, всему выражению присваивается численная величина 1 ("Истинно").

По умолчанию электронная таблица вычисляет формулы при их вводе, пересчитывает их повторно при каждом изменении входящих в них исходных данных, формулы могут включать функции.

Функции

Под функцией понимают зависимость одной переменной (у) от одной (х) или нескольких переменных (х1, х2, ..., xn). Причем каждому набору значений переменных х1, х2, ..., xn будет соответствовать единственное значение определенного типа зависимой переменной y. Функции вводят в таблицу в составе формул либо отдельно. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций:

· математические;

· статистические;

· текстовые;

· логические;

· финансовые;

· функции даты и времени и др.

Математические функции выполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан в градусы и т. п.

Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, стандартного отклонения, среднего значения, медианы и т. п.

Текстовые функции выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов, вычисляя длину строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные и т.п.

Логические функции используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия.

Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например определение нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определение амортизационных отчислений и др.

Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных запятыми. Приведем примеры наиболее часто встречающихся функций.

Пример 8. SUM(Список) – статистическая функция определения суммы всех числовых значений в Списке. Список может состоять из адресов ячеек и блоков, а также числовых значений.

SUM(A3..E3, 230)

AVERAGE(Список) – статистическая функция определения среднего арифметического значения всех перечисленных в Списке величин.

AVERAGE(5, 20, 10, 5)

AVERAGE(B10..B13, B17)

МАХ (Список) – статистическая функция, результатом которой является максимальное значение в указанном Списке.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет» Колледж электроники и бизнеса Кафедра экономико-правовых дисциплин Г.Г. ЕЛИНОВА ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КРАТКИЙ КУРС ЛЕКЦИЙ Рекомендовано к изданию Редакционно-издательским советом государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет» Оренбург 2004 ББК 32.973Я73 Е 51 УДК 004.43(075.3) Рецензент зав. кафедрой экономико-правовых дисциплин Суханова Н.Г. Елинова Г.Г. Е 51 Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций. ¯Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004. – 39 с. Курс лекций предназначено для студентов специальности 0602 «Менеджмент» и преподавателей по предмету «Информационные технологии в профессиональной деятельности». ББК 32.973Я73 © Елинова Г.Г. 2004 © ГОУ ОГУ, 2004 2 Введение В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей. Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Информационные технологии существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи, начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникативные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. Информационные технология – это интеграция компьютеров, электроники и средств связи. С легкой руки американцев английское слово «менеджмент» стало известно почти каждому образованному человеку. В упрощенном понимании менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения людей. Менеджмент – по-русски «управление»- функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером все время висит вопрос «что, если?». Компьютеры выступают в роли консультантов, соответствующие им информационные системы называют системами поддержки принятия решений, а принятие решений остается за менеджером. Информационные технологии обладают свойствами, которые полезны для экономиста-менеджера, так как они: - помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой; - являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач; - способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями; - подключают к единому информационному пространству – экономическому и образовательному. 3 1 Роль информации в обществе Информация играет в обществе все более важную роль. Ее ставят в один ряд с фундаментальными понятиями мировоззрения: веществом и энергией. Упорядоченную, доступную и активно используемую информацию оценивают как ресурс наряду с финансовыми, интеллектуальными, энергетическими и материальными ресурсами. Эффективное управление информационными ресурсами становятся специфической проблемой менеджмента. Масштаб работ и затрат, которыми характеризуется информация различных сфер жизни общества, и значение, которое приобрели информационные ресурсы, острейшим образом поставили проблему повышения эффективности информационных систем. Одним из путей ее решения является подготовка соответствующих специалистов. Так, менеджеру любой сферы деятельности, в которой используются информационные ресурсы, - машиностроителю, торговому работнику, химику, чиновнику муниципального и государственного управления, экономисту, для эффективной работы нужно знать: - что собой представляет информационные ресурсы по существу; - как и из чего формируется технологическая среда информационных систем; - как сопровождаются процессы развития информационных систем и к чему они могут привести; - как эффективно использовать созданные информационные системы в конкретной предметной области; - какие фигуры действуют на рынке средств информации, каковы их вес надежности и каковы технические характеристики их продукции; - как обеспечить комплексную защищенность информационных ресурсов - наряду с правовой еще технологическую и техническую. В свою очередь, специалист по информационным технологиям должен разбираться в следующих вопросах: - как осуществлять кратко-, средне- и долгосрочное планирование информационных систем; - какие особенности имеет область обработки информации и как формируется ее организационная структура; - что такое производственный менеджер в сфере обработки информации; - что такое инновационный менеджмент, как эффективно использовать кадровый потенциал и какие особенности имеет управление персоналом в сфере информатизации; - что такое финансовый менеджмент и на что тратятся средства в информационных системах; - как и чем обеспечивается правовая защищенность информационных ресурсов. 4 Средства информатизации составляют значительную долю мирового рынка и в существенной мере уже сейчас определяют структуру инвестиционных потоков мирового хозяйства. Одним из самых мощных факторов, стимулирующих создание все более мощных и эффективных, является конкуренция в основной деятельности компаний, поскольку именно оперативная и полная информация дает им преимущество перед конкурентами, а невнимание к качеству и эффективности информационных систем обязательно ведет к потере позиций фирмой и, в конце концов, к ее поражению. Вместе с тем в настоящее время по любому вопросу технологически можно собрать такое количество информации, которое никто не в состоянии за реально отведенное ситуацией время осмыслить (иногда даже просто просмотреть) и уж тем более эффективно использовать. Отсюда следует необходимость системного подхода к рассмотрению столь масштабных явлений, как информационные процессы. 5 2 Информационные технологии и информационные системы 2.1 Особенности информационных технологий и информационных систем Информационная система (ИС), по существу, является производством, выпускающим определенную продукцию. Эта продукция может быть измерена количественно и оценена качественно, а также может быть определена ее стоимость. Занесение в память информации аналогично хранению сырья на складе. Объем памяти ИС, по существу, хорошо согласуется с вместимостью складских помещений. И так же, как сырье, информация не должна «лежать на складе», она должна полностью и постоянно использоваться; избыточная память (аналогия - излишние складские площади) снижает эффективность системы, поскольку информация обрабатывается дольше, устройства большой емкости стоят дороже, их стоимость переносится на продукцию, т.е. на результат обработки информации. Основной этап информационных технологий, конечно, - обработка данных программами. Возможности потерь и резервы здесь обычно скрыты в большем объеме, чем на других этапах. Выдерживая приведенную выше аналогию с производственной системой, можно заметить, что информация - это заготовки или полуфабрикаты, прикладные обрабатывающие программы - это инструменты, сервисные программные средства - приспособления, а оборудование ЭВМ и их базовые программные средства – это основное технологическое оборудование (станки, сварочные автоматы, прессы и т.д.). Мощные оборудование, базовые программные средства, прикладные программы, конечно, повышают производительность и качество работ, однако могут быть избыточными, что влечет за собой удорожание продукции - инфор- мационной услуги или результата расчета. Выдача информации в требуемых формах (продукции) может осуществляться по-разному: на экран индивидуального пользовательского дисплея, в сетевые структуры для коллективного использования, в виде «твердой копии» - документа, на экран (табло) и т.д. Формирование выходной информации требует затрат и оборудования и в этом аналогично предыдущему этапу. Передача информации пользователю – рациональное потребление продукции информационной системы – весьма сложный вопрос: не всегда ясно, как и какая информация, выдаваемая ИС, действительно применяется пользователями, т.е. потребляется и дает эффект. Информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы 6 могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делать видимыми комплексные объекты и создают новые изделия. Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую люди могут понимать и использовать. Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе «ввода» фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе «обработки» этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии «ввода» обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в «обратной связи», которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных. Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных. Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации. Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой - с другой. Электронные и вычислительные машины и программы для них - техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры - только часть информационной системы. С ростом технической мощи ИТ компьютеры начали не просто облегчать работу человека, а позволяют выполнять то, что без ИТ было бы невозможным. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях 7 большой неопределенности и риска, новые возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе. 2.2 Системы поддержки принятия решений (Decision Support System) Системы поддержки принятия решений (DSS) - это компьютерные системы, почти всегда интерактивные, разработанные, чтобы помочь менеджеру (или руководителю) в принятии решений. DSS включают и данные, и модели, чтобы помочь принимающему решения решить проблемы, особенно те, которые плохо формализованы. Данные часто извлекаются из системы диалоговой обработки запросов или базы данных. Модель может быть простой типа «доходы и убытки», чтобы вычислить прибыль при некоторых предположениях, или комплексной типа оптимизационной модели для расчета загрузки для каждой машины в цехе. Система поддержки принятия решений требует трех первичных компонентов: модели управления, управления данными для сбора и ручной обработки данных и управления диалогом для облегчения доступа пользователя к DSS. Пользователь взаимодействует с DSS через пользовательский интерфейс, выбирая частную модель и набор данных, которые нужно использовать, а затем DSS представляют результаты пользователю через тот же самый пользовательский интерфейс. Модель управления и управление данными в значительной степени действуют незаметно и варьируются от относительно простой типовой модели в электронной таблице до сложной комплексной модели планирования, основанной на математическом программировании. Чрезвычайно популярный тип DSS - в виде генератора финансового отчета. С помощью электронной таблицы типа Lotus 1-2-3 или Microsoft Excel создаются модели, чтобы прогнозировать различные элементы организации или финансового состояния. В качестве данных используются предыдущие финансовые отчеты организации. Начальная модель включает различные предположения относительно будущих трендов в категориях расхода и дохода. После рассмотрения результатов базовой модели менеджер проводит ряд исследований типа «что, если», изменяя одно или большее количество предположений, чтобы определить их влияние на исходное состояние. Например, менеджер мог бы зондировать влияние на рентабельность, если бы продажа нового изделия росла на 10% ежегодно. Или менеджер мог бы исследовать влияние большего, чем ожидаемое, увеличения цены сырья, например 7 % вместо 4 % ежегодно. Другой пример DSS – интерактивная система для планирования объема и производства в большой бумажной компании. Эта система использует детальные предыдущие данные, прогнозирующие и планирующие модели, чтобы поиграть на компьютере общие показатели компании при различных плановых предложениях. Большинство нефтяных компаний развивают DSS, чтобы поддержать принятие решения капиталовложений. Эта система включает 8 различные финансовые условия и модели для создания будущих планов, которые могут быть представлены в табличной или графической форме. 2.3 Исполнительные информационные системы (Executive Support System) Исполнительные информационные системы появились в 80-х годах. Ключевая концепция исполнительной информационной системы состоит в том, что такая система поставляет интерактивную совокупность текущей информации относительно коньюктуры рынка, формирует легкий доступ для старших руководителей и других менеджеров без помощи посредников. ESS использует современную графику, связь и методы хранения данных, обеспечивая исполнителям легкий интерактивный доступ к текущей информации относительно состояния организации. 2.4 Экспертные системы (Expert System) Чтобы спроектировать экспертную систему, специалист, называемый инженером знания (специально подготовленный системный аналитик), очень тесно работает с одним или большим количеством экспертов в изучаемой области. Инженеры знания пробуют узнавать все относительно способа, которым эксперт принимает решения. Если строится экспертная система для планирования оборудования, то инженер знания работает с опытными планировщиками оборудования, чтобы видеть, как они работают. Знание, полученное инженером знания, затем загружается в компьютерную систему, в специализированном формате, в блоке, названном базой знаний. Эта база знаний содержит правила и заключения, которые используются в принятии решений, - параметры, или факты, необходимые для решения. Другие главные фрагменты экспертной системы – создатель заключения и интерфейс пользователя. Создатель заключения – логический каркас, который автоматичес5и проводит линию рассуждения и который обеспечен правилами заключения и параметрами, вовлеченными в решение. Таким образом один и тот же создатель заключения может использоваться для многих различных экспертных систем с различной базой знаний. Интерфейс пользователя – блок, используемый конечным пользователем, например неопытным планировщиком оборудования. Идеальный интерфейс – очень дружественный. Другие блоки включают подсистему объяснения, чтобы разъяснить доводы, что система движется в направлении решения, подсистему накопления знания, чтобы помочь инженеру знания в регистрации правил заключения и параметров в базе знаний, рабочую область, чтобы использовать компьютер, поскольку решение сделано. 9 3 Информационное обеспечение информационных технологий и информационных систем управления организацией 3.1 Понятие информационного обеспечения, его структура Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой. Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде. Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память персонального компьютера (ПК) осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать. Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений – данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений. Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования. Управленческую информацию классифицируют по различным признакам: - источникам возникновения: первичная и производственная (промежуточная, командная, отчетная); - способу фиксации: устная и документированная; - способу выражения: цифровая и алфавитная; 10

Профессиональная деятельность человека находится в тесной взаимосвязи с программными продуктами и информационными технологиями, так как именно они делают работу специалиста комфортной, быстрой и максимально эффективной. Сегодня каждая профессиональная деятельность осуществляется на базе программно-технической среды. Чем современнее используются информационные технологии в профессиональной деятельности, тем эффективнее и производительнее трудовой процесс. Программные продукты и информационные технологии позволяют обеспечить надежную и безопасную работу, как для компьютерной техники, так и для информационной системы работника. Они позволяют осуществлять качественно и оперативно обработку, сортировку и хранение необходимой информации и данных трудовой деятельности, способствуют облегчению выполняемых функций работника путем автоматизации определенных трудовых процессов. Сегодня автоматизированной является деятельность экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и других специалистов. С каждым днем увеличивается число автоматизированных рабочих мест, так как автоматизированные процессы позволяют осуществлять профессиональную деятельность более точно, четко и быстро. Современные автоматизированные рабочие места позволяют не только обрабатывать и хранить данные, а и выполняют ряд дополнительных вспомогательных профессиональных функций, которые образуют определенный сервис. Данные сервис обслуживает базы данных и выполняет автоматизировано копирование, восстановление, архивирование, импорт/экспорт данных, работы, которые непосредственно связаны с профессиональной деятельностью, такие как подготовка корреспонденции с помощью текстового редактора, создание электронных бах данных и таблиц, отправка почты по электронных каналах. С целью повышения эффективности трудового процесса каждого работника используются средства оперативной конфигурации.

4) Понятие процесса. Информационные процессы.

Проце́сс- совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих действий, преобразующих входящие данные в исходящие.

Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными процессами.

В результате исполнения информационных процессов осуществляются информационные права и свободы, выполняются обязанности соответствующими структурами производить и вводить в обращение информацию, затрагивающую права и интересы граждан, а также решаются вопросы защиты личности, общества, государства от ложной информации и дезинформации, защиты информации и информационных ресурсов ограниченного доступа от несанкционированного доступа.

Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными процессами.

Теперь остановимся на основных информационных процессах.

1. Поиск. Поиск информации - это извлечение хранимой информации. Методы поиска информации:

· непосредственное наблюдение;

· общение со специалистами по интересующему вас вопросу;

· чтение соответствующей литературы;

· просмотр видео, телепрограмм;

· прослушивание радиопередач, аудиокассет;

· работа в библиотеках и архивах;

· запрос к информационным системам, базам и банкам компьютерных данных;

· другие методы.

Понять, что искать, столкнувшись с той или иной жизненной ситуацией, осуществить процесс поиска - вот умения, которые становятся решающими на пороге третьего тысячелетия.

2. Сбор и хранение. Сбор информации не является самоцелью. Чтобы полученная информация могла использоваться, причем многократно, необходимо ее хранить. Хранение информации - это способ распространения информации в пространстве и времени. Способ хранения информации зависит от ее носителя (книга- библиотека, картина- музей, фотография- альбом). ЭВМ предназначен для компактного хранения информации с возможностью быстрого доступа к ней. Информационная система - это хранилище информации, снабженное процедурами ввода, поиска и размещения и выдачи информации. Наличие таких процедур- главная особенность информационных систем, отличающих их от простых скоплений информационных материалов. Например, личная библиотека, в которой может ориентироваться только ее владелец, информационной системой не является. В публичных же библиотеках порядок размещения книг всегда строго определенный. Благодаря ему поиск и выдача книг, а также размещение новых поступлений представляет собой стандартные, формализованные процедуры.

3. Передача. В процессе передачи информации обязательно участвуют источник и приемник информации: первый передает информацию, второй ее получает. Между ними действует канал передачи информации - канал связи. Канал связи - совокупность технических устройств, обеспечивающих передачу сигнала от источника к получателю. Кодирующее устройство - устройство, предназначенное для преобразования исходного сообщения источника к виду, удобному для передачи. Декодирующее устройство - устройство для преобразования кодированного сообщения в исходное. Деятельность людей всегда связана с передачей информации. В процессе передачи информация может теряться и искажаться: искажение звука в телефоне, атмосферные помехи в радио, искажение или затемнение изображения в телевидении, ошибки при передачи в телеграфе. Эти помехи, или, как их называют специалисты, шумы, искажают информацию. К счастью, существует наука, разрабатывающая способы защиты информации - криптология.

Каналы передачи сообщений характеризуются пропускной способностью и помехозащищенностью. Каналы передачи данных делятся на симплексные (с передачей информации только в одну сторону (телевидение)) и дуплексные (по которым возможно передавать информацию в оба направления (телефон, телеграф)). По каналу могут одновременно передаваться несколько сообщений. Каждое из этих сообщений выделяется (отделяется от других) с помощью специальных фильтров. Например, возможна фильтрация по частоте передаваемых сообщений, как это делается в радиоканалах. Пропускная способность канала определяется максимальным количеством символов, передаваемых ему в отсутствии помех. Эта характеристика зависит от физических свойств канала. Для повышения помехозащищенности канала используются специальные методы передачи сообщений, уменьшающие влияние шумов. Например, вводят лишние символы. Эти символы не несут действительного содержания, но используются для контроля правильности сообщения при получении. С точки зрения теории информации все то, что делает литературный язык красочным, гибким, богатым оттенками, многоплановым, многозначным,- избыточность. Например, как избыточно с таких позиций письмо Татьяны к Онегину. Сколько в нем информационных излишеств для краткого и всем понятного сообщения "Я Вас люблю!"

4. Обработка. Обработка информации - преобразование информации из одного вида в другой, осуществляемое по строгим формальным правилам.

Обработка информации по принципу "черного ящика" - процесс, в котором пользователю важна и необходима лишь входная и выходная информация, но правила, по которым происходит преобразование, его не интересуют и не принимаются во внимание.

"Черный ящик" - это система, в которой внешнему наблюдателю доступны лишь информация на входе и на выходе этой системы, а строение и внутренние процессы неизвестны.

· 5. Использование. Информация используется при принятии решений.

· Достоверность, полнота, объективность полученной информации обеспечат вам возможность принять правильное решение.

· Ваша способность ясно и доступно излагать информацию пригодится в общении с окружающими.

· Умение общаться, то есть обмениваться информацией, становится одним главных умений человека в современном мире. Компьютерная грамотность предполагает:

· знание назначения и пользовательских характеристик основных устройств компьютера;

· Знание основных видов программного обеспечения и типов пользовательских интерфейсов;

· умение производить поиск, хранение, обработку текстовой, графической, числовой информации с помощью соответствующего программного обеспечения. Информационная культура пользователя включает в себя:

· понимание закономерностей информационных процессов;

· знание основ компьютерной грамотности;

· технические навыки взаимодействия с компьютером;

· эффективное применение компьютера как инструмента;

· привычку своевременно обращаться к компьютеру при решении задач из любой области, основанную на владении компьютерными технологиями;

· применение полученной информации в практической деятельности.

6. Защита. Защитой информации называется предотвращение:

· доступа к информации лицам, не имеющим соответствующего разрешения (несанкционированный, нелегальный доступ);

· непредумышленного или недозволенного использования, изменения или разрушения информации. Более подробно о защите информации мы остановимся далее. Под защитой информации, в более широком смысле, понимают комплекс организационных, правовых и технических мер по предотвращению угроз информационной безопасности и устранению их последствий.

5) Понятие системы. Информационные системы .

Систе́ма множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство

Информационная система - система, предназначенная для хранения, поиска и обработки информации, и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые обеспечивают и распространяют информацию.

информационная система предназначена для своевременного обеспечения надлежащих людей надлежащей информацией , то есть для удовлетворения конкретных информационных потребностей в рамках определенной предметной области, при этом результатом функционирования информационных систем является информационная продукция - документы, информационные массивы, базы данных и информационные услуги

Система - это образующая единое целое совокупность материальных и нематериальных объектов, объединенных некоторыми общими признаками, назначениями, свойствами, условиями существования, жизнедеятельности, функционирования и т.д.

Функционирование системы - процесс переработки входной информации в выходную, носящий последовательный характер во времени.

Подсистема - часть любой системы.

Свойства системы (в т.ч. ИС):

· сложность - система зависит от множества входящих в нее компонентов, их структурного взаимодействия, а так же сложности внутренних и внешних связей;

· делимость - система состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенным признакам и отвечающих конкретным целям и задачам;

· целостность системы - означает то, что все элементы системы функционируют как единое целое;

· многообразие элементов системы и различие их природы - свойство связано с функционированием элементов, их спецификой и автономностью;

· структурность - определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням и иерархиям;

· адаптивность системы - означает приспосабливаемость системы к условиям конкретной предметной области;

· интегрируемость - означает возможность взаимодействия системы с вновь подключаемыми компонентами или подсистемами.

Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Информационная система - это взаимосвязанная совокупность информационных, технических, программных, математических, организационных, правовых, эргономических, лингвистических, технологических и других средств, а также персонала, предназначенная для сбора, обработки, хранения и выдачи экономической информации и принятия управленческих решений.

Свойства информационных систем:

· любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения сложных систем;

· при построении ИС необходимо использовать системный подход;

· ИС является динамичной и развивающейся системой;

· ИС следует воспринимать как систему обработки информации, состоящую из компьютерных и телекоммуникационных устройств, реализованную на базе современных технологий;

· выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения или производятся автоматическое выполнение рутинных операций;

· участие человека зависит от сложности системы, типов и наборов данных, степени формализации решаемых задач.

Процессы в информационной системе:

· ввод информации из внешних и внутренних источников;

· обработка входящей информации;

· хранение информации для последующего ее использования;

· вывод информации в удобном для пользователя виде;

· обратная связь, т.е. представление информации, переработанной в данной организации, для корректировки входящей информации.

С учетом сферы применения выделяют: технические ИС, экономические ИС, ИС в гуманитарных областях и т.д.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта

реального мира. ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.

В зависимости от сферы применения ЭИС классифицируются:

· ИС фондового рынка;

· страховые ИС;

· статистические ИС;

· ИС в налоговой сфере;

· ИС в таможенной деятельности;

· финансовые ИС;

· банковские ИС (БИС);

· ИС промышленных предприятий и организаций (в этот контур входят бухгалтерские ИС - БуИС).

Этапы развития информационных систем.

Первые ИС появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

60-е гг. знаменуются изменением отношения к ИС. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать з/пл.

В 70-х - начале 80-х ИС начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

К концу 80-х гг. концепция использования ИС вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. ИС этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

Соотношение между ИС и ИТ.

Информационная технология - процесс различных операций и действий над данными. Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий.

Информационная система - среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технологические и программные средства и т.д.

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, чем информационная система. Реализация функций информационной системы невозможна без знаний ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

6) Информационные процессы и особенности процедур сбора, передачи, обработки, накопления и отображения информации в компьютерных системах.

Операции с данными
Над данными можно выполнять различные операции, состав которых определяется решаемой задачей. Перечисленные ниже операции с данными не зависят от того, кто их выполняет – техническое устройство, компьютер или человек.
1. Сбор данных – накопление данных с целью обеспечения достаточной их полноты для принятия решений.
2. Формализация данных – приведение данных, поступающих из разных источников, к одинаковой форме, что позволяет сделать их сопоставимыми между собой.
3. Фильтрация данных – отсеивание данных, в которых нет необходимости для принятия решений, при этом снижается уровень шума и повышается их достоверность и адекватность.
4. Сортировка данных – упорядочение данных по заданному признаку с целью удобства использования.
5. Защита данных – комплекс мер, направленных на предотвращение утраты, воспроизведения и модификации данных.
6. Архивация данных – организация хранения данных в удобной и легкодоступной форме, снижающей затраты на хранение и повышающей общую надежность информационного процесса.
7. Транспортировка данных – приём и передача данных между удаленными участниками информационного процесса.
8. Преобразование данных – перевод данных из одной формы в другую. Часто связано с изменением носителя. Например, книги можно хранить в бумажной форме, а можно в электронном виде.
Под сбором информации понимается процесс отбора ее из окружающей среды и вводе ее в информационную систему (ИС), которая будет ее обрабатывать, хранить и передавать.

Механический сбор информации осуществляется при помощи датчиков. При этом различают следующие типы датчиков:
- механические,
- электрические,
- оптические,
- акустические,
- излучающие.
информации в информационный системах распадается на ряд этапов и осуществляется непосредственно после реализации процесса сбора информации.
Первый этап – это преобразование информации (кодирование) в вид, свойственный данной информационной системе.
Второй этап (наиболее важный) является идентификация, распознавание информации Распознавание информации может осуществляться:- по признакам,
- по идентифицирующим ключам (время, сопроводительные сигналы и т.п.).
Третий этап – целенаправленное изменение информации.
- выполнение арифметических операций - расчетов;
дополнение и объединение информации с уже имеющейся в системе;
- представление информации в удобном для потребителя виде (изображение, звук и т.п.).
При хранении информации различают два основных метода:1. Долговременное хранение;2. Кратковременное хранение.
Различают память: внутреннюю и внешнюю. Основой сохранения информации является регистрация или запись, существо которой заключается в изменении физического состояния некоторого физического объекта, называемого носителем информации. В общем, в качестве носителя информации может служить любой объект материального мира. Например, камень, бумага, электромагнитное колебание и т.д. Здесь принципиальна только их способность целенаправленно изменять свое физическое состояние и сохранять это изменение достаточно продолжительное время.

7)Локальная и распределённая обработка данных.
Организация ЛВС на предприятии дает возможность распределить ресурсы ПК по отдельным функциональным сферам деятельности и изменить технологию обработки данных в направлении децентрализации.
Распределенная обработка данных имеет следующие преимущества:
возможность увеличения числа удаленных взаимодействующих пользователей, выполняющих функции сбора, обработки, хранения и передачи информации;
снятие пиковых нагрузок с централизованной базы путем распределения обработки и хранения локальных баз на разных персональных компьютерах;
обеспечение доступа пользователей к вычислительным ресурсам ЛВС;
обеспечение обмена данными между удаленными пользователями.
При распределенной обработке производится работа с базой данных, т. е. представление данных, их обработка. При этом работа с базой на логическом уровне осуществляется на компьютере клиента, а поддержание базы в актуальном состоянии - на сервере.
Выделяют локальные и распределенные базы данных:

В настоящее время созданы базы данных по всем направлениям человеческой деятельности: экономической, финансовой, кредитной, статистической, научно-технической, маркетинга, патентной информации, электронной документации и т. д.
Создание распределенных баз данных было вызвано двумя тенденциями обработки данных, с одной стороны - интеграцией, а с другой - децентрализацией.
Интеграция обработки информации подразумевает централизованное управление и ведение баз" данных.
Децентрализация обработки информации обеспечивает хранение данных в местах их возникновения или обработки, при этом скорость обработки повышается, стоимость снижается, увеличивается степень надежности системы.
Доступ пользователей к распределенной базе данных (РБД) и администрирование осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных, которая обеспечивает выполнение следующих функций:
автоматическое определение компьютера, хранящего требуемые в запросе данные;
декомпозицию распределенных запросов на частные подзапросы к базе данных отдельных ПК;
планирование обработки запросов;
передачу частных подзапросов и их исполнение на удаленных персональных компьютерах;
прием результатов выполнения частных подзапросов;
поддержание в согласованном состоянии копий дублированных данных на различных ПК сети;
управление параллельным доступом пользователей к РБД;
обеспечение целостности РБД.

8)Количество информации. Единицы измерения количества информации.

Слово «информация» происходит от латинского слова informatio, что в переводе означает сведение, разъяснение, ознакомление. Понятие «информация» является базовым в курсе информатики, невозможно дать его определение через другие, более «простые» понятия.
Информация в биологии. В биологии, которая изучает живую природу, понятие «информация» связывается с целесообразным поведением живых организмов. Такое поведение строится на основе получения и использования организмом информации об окружающей среде.
Информация в кибернетике. В кибернетике (науке об управлении) понятие «информация» связано с процессами управления в сложных системах (живых организмах или технических устройствах).
Социально значимые свойства информации. Человек - существо социальное, для общения с другими людьми он должен обмениваться с ними информацией, причем обмен информацией всегда производится на определенном языке - русском, английском и так далее. Участники дискуссии должны владеть тем языком, на котором ведется общение, тогда информация будет понятной всем участникам обмена информацией. Информация должна быть полезной, тогда дискуссия приобретает практическую ценность. Бесполезная информация создает информационный шум, который затрудняет восприятие полезной информации. Примерами передачи и получения бесполезной информации могут служить некоторые конференции и чаты в Интернете. Широко известен термин «средства массовой информации» (газеты, радио, телевидение), которые доводят информацию до каждого члена общества. Такая информация должна быть достоверной и актуальной. Недостоверная информация вводит членов общества в заблуждение и может быть причиной возникновения социальных потрясений.
Единицы измерения количества информации.
Информация и знания. Человек получает информацию из окружающего мира с помощью органов чувств, анализирует ее и выявляет существенные закономерности с помощью мышления, хранит полученную информацию в памяти. Процесс систематического научного познания окружающего мира приводит к накоплению информации в форме знаний (фактов, научных теорий и так далее).
Единицы измерения количества информации..
За единицу количества информации принимается такое количество информации, которое содержит сообщение, уменьшающее неопределенность в два раза. Такая единица названа «бит».
Минимальной единицей измерения количества информации является бит, а следующей по величине единицей является байт, причем 1 байт = 23 бит = 8 бит.
В информатике система образования кратных единиц измерения количества информации несколько отличается от принятых в большинстве наук. Традиционные метрические системы единиц, например Международная система единиц СИ, в качестве множителей кратных единиц используют коэффициент 10n, где n = 3, 6, 9 и так далее, что соответствует десятичным приставкам Кило (103), Мега (106), Гига (109) и так далее.
Компьютер оперирует числами не в десятичной, а в двоичной системе счисления, поэтому в кратных единицах измерения количества информации используется коэффициент 2n.
Так, кратные байту единицы измерения количества информации вводятся следующим образом:
1 Кбайт = 210 байт = 1024 байт;
1 Мбайт = 210 Кбайт = 1024 Кбайт;
1 Гбайт = 210 Мбайт = 1024 Мбайт.
1 Тбайт = 210 Гбайт = 1024 Гбайт