Грамотное сканирование документов. Сканирование документов: какие программы выбрать

В фотоархиве у любого фотографа хранятся фотографии, напечатанные на бумаге. Для того чтобы их эффективно хранить или использовать для каких-либо целей, их нужно оцифровать при помощи сканера. Для этого надо знать, как правильно сканировать и сохранять такие фотографии.

Правильно сканировать фотографии нужно сразу, так как может больше не быть такой возможности. Ошибки сканирования могут Вам обойтись дорого, особенно если речь идет о сотнях и тысячах фотографий. О том, как правильно сканировать фотографии и пойдет речь дальше.

Сканировать фотографии можно самому, а можно доверить специалисту в ближайшей фотолаборатории, но в любом случае нужно понимать, как и для каких целей, Вы будете сканировать свои фотографии. Для разных целей это делается по-разному. Выбор цели сканирования фотографий – это первый этап, с которого сканирование начинается.

Цели сканирования фотографий

Цели сканирования фотографий могут быть разными. В зависимости от того как после сканирования будут использоваться фотографии, зависят настройки сканирования – разрешение, глубина цвета, формат хранения фотографий. Правильное сканирование фотографий это всегда поиск компромисса между настройками, от которых зависит качество и размер будущей цифровой фотографии.

Рис.1 Оцифровка семейного фотоальбома это одна из самых популярных целей для сканирования фотографий.

Целями для сканирования фотографий могут быть:

1. Перевод фотографий в цифровой вид для эффективного хранения
2. Реставрация старых фотографий из семейного фотоальбома
3. Копирование фотографий у кого-либо или для кого-либо
4. Создание музыкального слайд-шоу из фотографий
5. Увеличение размера фотографии или ее части
6. Печать фотокниги из своих фотографий
7. Просмотр на каком-либо устройстве
8. Пересылка по электронной почте
9. Размещение в сети Интернет
10.Универсальное хранение

Это 10 основных целей сканирования фотографий, из которых видно то, что в каждом таком случаи фотографии нужно сканировать по-разному. Например, в случаях 1,2,5,10 фотографии должны иметь максимальное качество. В случаях 3,4,6,7 качество должно быть строго ограниченным, а в случаях 8,9 размер файла должен быть минимальным.

Кроме этих 10 целей, конечно, есть и другие, но эти встречаются очень часто и они наглядно показывают, как сильно могут отличаться файлы и размеры цифровых фотографий после их сканирования. Конечно же, все фотографии можно сканировать с максимальным качеством, но тогда их размер будет очень большим, что потребует дополнительных ресурсов.

При сканировании фотографий актуально выражение «Цель определяет средства». От того как правильно будет поставлена цель, будут зависеть время потраченное на дополнительные операции и деньги потраченные на хранение ненужных объемов информации. Выбор цели сканирования это залог того, что Вы будете правильно сканировать свои фотографии.

После того как будет выбрана цель для которой Вам нужно сканировать фотографии, эти фотографии нужно подготовить для сканирования. Это второй важный этап в сканировании фотографий, который поможет Вам значительно сократить общее время сканирования большого количества фотографий и сделать сам процесс сканирования менее утомительным.

Подготовка фотографий к сканированию

Если нужно отсканировать одну или несколько фотографий, какой-либо особой подготовки для этого не надо. Но если стоит задача оцифровать большой фотоархив, тогда без сортировки фотографий Вам не обойтись. Чем больше фотографий надо сканировать, тем тщательней их для этого нужно готовить (рис.2).

Рис.2 Перед сканированием фотографий их нужно разделить на характерные группы по общему признаку.

Перед тем как сканировать большое количество фотографий, сначала их нужно собрать в отдельную стопку. После этого они делятся на группы, для которых характерны одинаковые настройки. Это могут быть размер, ориентация, разрешение, глубина цвета или что-то еще. Сканер удобнее перестраивать под группу фотографий, а не под каждую из них.

Процесс сканирования большого числа фотографий чем-то напоминает работу конвейера. Берем из стопки фотографию, загружаем ее в сканер, нажимаем кнопку, сканируем, извлекаем фотографию и так повторяется со всеми фотографиями. Чем меньше Вы отвлекаетесь от этих действий, тем быстрее закончите сканировать свои фотографии.

Для того чтобы максимально увеличить общую скорость сканирования фотографий, их можно сканировать сразу по несколько штук. Для этого в сканере нужно разместить не одну фотографию, а например, сразу три или четыре. Проблема только в том, что потом их придется вырезать из общего файла.

Если сканирование фотографий выполняется на «автопилоте», попутно можно смотреть видео, слушать музыку или заниматься чем-то еще, что этому не мешает. Для того чтобы сканировать фотографии непрерывно, надо выполнить третий этап – правильно настроить сканер, учитывая те рекомендации о которых говорилось выше.

Настройка сканера для сканирования

Для сканирования фотографий лучше всего иметь планшетный с пометкой «Photo». Такой сканер имеет специальную программу-драйвер для работы с фотографиями. Сканировать фотографии удобнее сразу из этой программы (рис.3), но можно и в других программах как, например Adobe Photoshop или XnView.

Рис.3 Сканировать фотографии удобнее с помощью программы-драйвера сканера.

Независимо от марки сканера самый главный параметр, который нужно правильно выбрать, это разрешение будущей фотографии. Выбирать его надо для какой-то одной цели, о которых говорилось выше. Чем больше разрешение, тем качественнее изображение, но при этом и размер файла фотографии будет больше. Важно выбрать оптимальное разрешение.

Оптимальным разрешением сканирования фотографий для печати ее на бумажном носителе считается 300 пикселей на дюйм. Это при условии, что печать осуществляется в масштабе 1:1. Если при печати фотография будет увеличена в два раза, то и разрешение сканирования должно быть увеличено в два раза.

Печать фотографий на бумаге является своего рода ориентиром. Это то максимальное качество, которое требуется для просмотра фотографий. Для просмотра другого типа фотографий такого качества не нужно как, например, для просмотра с экрана монитора или телевизора.

Если говорить о формате, в котором надо сохранять файлы фотографий при сканировании, то для этого есть два основных графических формата и . Правило по их применению очень простое. Для сохранения максимального качества изображения – TIF, в других случаях – JPEG.

Сканирование фотографий – это популярный способ пополнения своего фотоархива цифровыми фотографиями, но есть и другие. О них читайте в следующих главах этой статьи:

Формат сканированного документа. Сканером умеют пользоваться все, кто с этим сталкивается, но вот настраивать его могут далеко не все, хотя ничего сложного в этом нет. К любому сканеру прилагается инструкция, или ее можно скачать с интернета. Но чаще людям просто лень вникать в такие подробности. А если сканер находится у вас дома, то вникнуть все-таки придется.

На днях зашла ко мне наша сотрудница из отдела кадров и чуть не плача говорит:-«Повезла отсканированные документы в Пенсионный фонд, а у меня их не приняли. Почему? Я так и не поняла. Требуют, чтобы документы были не в формате.bmp, а в формате.jpeg». Для нее, конечно, это был пустой звук, а мне все сразу стало ясно.

Чтобы формат отсканированного документа был формата.jpeg необходимо при сканировании документа настроить сканер. У разных сканеров и настройки разные, поэтому описать их все просто невозможно. Но в любом случае эти настройки должны быть обязательно.

Самое простое окно настроек формата документа на выходе обычно выглядим примерно так.

Если же вы не нашли этой функции в настройках, то можно задать необходимый формат уже при сохранении отсканированного документа.

Если у вас появиться окно с запросом на сохранение отсканированного файла, то в строке Тип файла необходимо выбрать формат JPEG .

В итоге у вас получится файл с таким расширением (.jpg):

Но это при условии, что у вас отключена функция «Автосохранения» отсканированного документа.

Если у вас уже нет возможности заново отсканировать документы, но зато есть готовые файлы в другом формате, тогда вам необходимо воспользоваться специальной программой — конвертером для графических файлов (т.к. любой отсканированный документ является – графическим).

Найти такую программу можно в интернете. Достаточно набрать в адресной строке запрос – конвертировать графический файл . И вас предложат либо программу, либо сервис на котором можно загрузить свои файлы и получить их обратно уже в необходимом формате.

Вот таким образом можно настроить формат сканированного документа.

Данная статья – попытка стандартизировать работу по сканированию и сохранению файлов. Раньше при отсутствии цветного принтера и ёмких жёстких дисков все файлы сохранялись в чёрно-белом JPEG. Теперь эти файлы трёх-четырёхгодичной давности использовать уже не получается, приходится документы сканировать заново.

Программы

Для сканирования используйте программу Irfan View . Вы можете быстро вызвать драйвер сканера по горячей клавише Ctrl+Shift+A и быстро сохранить по горячей клавише S . (В последних версиях вызывается дополнительно окно выбора сканирования. Приходится использовать более старую версию). Программа не задаёт лишних вопросов по формату файла. Размер файла в формате TIFF LZW получается больше, чем при сохранении через Photoshop из-за использования в программе бесплатной библиотеки. Почему-то Photoshop не определяет разрешение таких файлов – всегда выставляет экранное (72 dpi). Автор Irfan View отсылает к разработчикам Photoshop

Сканирование документов на обычных сканерах целесообразно только для текущих нужд. Для целенаправленного сканирования используйте планетарные сканеры, позволяющие на листы даже формата A2 тратить не более 3-х секунд.

Сохранение

Сканированные документы сохраняйте и храните в формате TIFF с LZW сжатием. В этом формате изображение сохраняется без искажений.

Не храните файлы в формате JPEG , т.к. при этом изображение сохраняется с более или менее видимыми искажениями и к дальнейшей обработке и использованию мало пригодно. Допускается сохранение текстов документов в JPEG с максимальным качеством 100% для экономии места на жёстких дисках. Перед ретушью файлы сохраняйте только в формате TIFF .

Постоянное развитие устройств и способов хранения информации приводит к тому, что на дисках (HDD, CD, DVD) могут храниться всё большие объёмы информации, поэтому не уменьшайте размеры файлов в ущерб качеству.

Упорядочивание

При структурировании файлов вы можете быстро найти файл на диске (Пуск |Найти |Файлы и папки… ) либо по архивному шифру, либо по названию, либо по теме.

Если документы сканируете выборочно для выставок, буклетов, то в папке «Выставки» создайте папки отдельно по темам с датой, например «2004.10.23 Выставка ССО». Тогда папки в Проводнике будут отсортированы по датам.

Если документы сканируете по заказу, то создайте папки отдельно по каждому заказу с датой, например «2004.10.23 Заказ Иванов АБ». Тогда папки в Проводнике будут отсортированы по датам.

Файлы именуйте по их архивному шифру (Ф.105.Оп.1.Д.614600.Л.2. Фото Иванов.tif ). Оборотные листы именуйте аналогично (Ф.105.Оп.1.Д.614600.Л.2об. Рапорт.tif ). После шифра добавьте краткую аннотацию, например фамилии изображённых, тип документа для облегчения поиска по названию средствами Windows или Copernic Desktop Search .

Перед редактированием (ретушью) обязательно сохраните копию файла – «Ф.8043.Оп.1.Д.1 Фото Кабалевский рет .tif» и работайте уже с ней.

Если сканируете целенаправленно все листы дела, например, для создания фонда пользования (ФП), то файлы храните по отдельным папкам в соответствии с архивным шифром. В корневой папке создайте папку по номеру фонда «Ф.8043». Внутри каждой папки фонда создайте папки его описей «Ф.8043.Оп.1». Внутри каждой папки описей создайте папки её дел «Ф.8043.Оп.1.Д.1». Файлы можете назвать только по номеру листа, без аннотации, дополните номер слева нулями – «001.tif».

Подобная структура папок поддерживается программой Электронный Каталог . Возможно, в следущих версиях Архивного Фонда будет поддержка сохранения/показа изображений документов.

Подобная структура папок создаётся программой КопиФОД , будет создаваться программой СканФОД и поддерживаться программой АвтоФонд .

Отсканированные обложки книг сохраняйте в отдельную папку «Обложки книг» для облегчения их поиска.

Сканирование фото открывает перед нами дополнительные возможности. Это не только оцифровка фотографий и размножение фото, которые у вас имеется в единственном экземпляре, но вы можете отправить такое фото по электронной почте или выложить в Интернет. Изучите основы разрешения и форматы файлов, для успешного сканирования фотографий.

Планирование перед началом сканирования: выбор разрешения и формата файла

Для достижения наилучших результатов, решите вопрос, что вы будете делать с вашими фотографиями, прежде чем сканировать их.

Большинство сканеров используют понятие PPI (количество пикселов на дюйм в цифровом файле) для обозначения качества изображения.

Как только вы решили, что вы будете делать с вашим отсканированным фото, вы сможете определить наилучшее разрешение сканера и формат файла. Именно от этого будет зависеть . Давайте рассмотрим эти общие понятия более подробно:

Разрешение сканера измеряется в пикселях на дюйм (PPI) или точек на дюйм (точек на дюйм) — больше пикселей или точек, тем четче изображение.

Формат файла. Сканы включают в формате JPEG и TIFF.Вы можете определить формат файла по расширению после точки в конце имени файла (например,. JPG,. JPEG,. GIF или. TIFF).

Выберите разрешение

Когда вы смотрите на цифровую фотографию под увеличением, то вы можете заметить отдельные пиксели или точки, из которых она состоит.

Разрешение и качество изображения идут рука об руку. Вот что вам нужно знать перед началом сканирования:

Чем больше точек / пикселов на дюйм в вашу фотографию, тем более четче и детальнее будет ваше отсканированное фото.
Тем не менее, это не означает, что вы должны всегда сканировать в высоком разрешении. При увеличении разрешения изображения размер файла увеличивается.
Вы можете хранить фото с более низким разрешением файлов на вашем компьютере.
Меньшие файлы также легче отправить по электронной почте.
Как правило, разрешение 75-100ppi подходит для электронной почты, в то время как 300ppi достаточно для печати.

Принятие решения о формате файла

Какой формат лучше выбрать для сканирования фото? Ответ на этот вопрос будет различным в зависимости от того, каким образом вы собираетесь использовать ваше фото. Вот несколько рекомендаций:

Два основных форматов JPEG и TIFF. Размер TIFF файлов гораздо превышают файлы JPEG, они занимают больше места на жестком диске вашего компьютера. Тем не менее,TIFF файлы более подробно передают детали фотографии.
Не забывайте и о том, что вы можете сохранить результаты сканирования, в TIFF, а затем JPEG формате. Вы получите больше возможностей для манипуляций со сканом.

Сканирование фотографий для отправки по электронной почты и для использования в интернете

Если фото планируется только для того, чтобы рассматривать его на экране компьютера и отправки по электронной почте, то для этого будет достаточно небольшого разрешения.

В этом случае соблюдайте следующие правила:

Выберите более низкое разрешение (разрешение сканирования 75 или 100 ppi) для изображений, которые вы будете отправлять по электронной почте или просматривать онлайн.
Сохраняйте в формате JPEG.

Сканирование фотографий для печати

После сканирования фотографий, вы можете распечатать копии для друзей, семейного фотоальбома.

Как правило, вы хотите, высокое качество сканирования фотографий для печати .

Для фотографий, которые планируется печатать без увеличения, достаточно разрешения 300 пикселей на дюйм.
Формат, который вы выберете, зависит от размера фото. Выбирайте формат JPEG для фотографий размером 10 × 15 см.

Сканирование фотографий для увеличения

TIFF файлы идеальны для печати большие, качественные фотографий.

В этом случае:

TIFF файлы лучше, если вы планируете печатать качественные фотографии большого размера.
Если вы хотите увеличить размер отсканированное изображение от своего первоначального размера, то общее правило состоит в удвоении PPI с каждым удвоением размера .

Перевод статьи сайта: http://www.hp.com/

Политика конфиденциальности персональных данных

Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, расположенной на сайте с доменным именем www.сайт.

1. Определение терминов

1.1. В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:

«Администрация сайта» (далее – Администрация сайта) – уполномоченные сотрудники управления сайтом, действующие от имени ИП Григорьевой Ю.С., которые организуют и (или) осуществляет обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
«Персональные данные» - любая информация, относящаяся прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
«Обработка персональных данных» - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
«Конфиденциальность персональных данных» - обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
«Пользователь сайта» (далее «Пользователь») – лицо, имеющее доступ к Сайту, посредством сети Интернет
«Cookies» - небольшой фрагмент данных, отправленный веб-сервером и хранимый на компьютере пользователя, который веб-клиент или веб-браузер каждый раз пересылает веб-серверу в HTTP-запросе при попытке открыть страницу соответствующего сайта.
«IP-адрес» - уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети, построенной по протоколу IP.

2. Общие положения

Использование Пользователем сайта и отправка Персональных данных означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки Персональных данных Пользователя.

2.2. В случае несогласия с условиями Политики конфиденциальности Пользователь должен прекратить использование сайта.

2.3. Настоящая Политика конфиденциальности применяется только к сайту www.сайт.

2.4. Администрация сайта не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Пользователем сайта.

3. Предмет политики конфиденциальности

3.1. Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации сайта по неразглашению и обеспечению режима защиты конфиденциальности персональных данных, которые Пользователь предоставляет по запросу Администрации сайта при оформлении заказа.

3.2. Персональные данные, разрешённые к обработке в рамках настоящей Политики конфиденциальности, предоставляются Пользователем путём заполнения формы на Сайте включают в себя следующую информацию:

Имя, Фамилию;
Номер контактного телефона и/или адрес электронной почты, по которым мы можем связаться с Вами;

3.3. Также Администрация сайта может при необходимости собирать некоторую статистическую информацию, например:

IP-адрес пользователя;
Тип браузера;
Дата, время и количество посещений;
Адрес сайта, с которого пользователь осуществил переход на сайт Компании;
Сведения о местоположении;
Сведения о посещенных страницах, о просмотре рекламных баннеров;

4. Цели сбора персональной информации пользователя

4.1. Персональные данные Пользователя Администрация сайта может использовать в целях:

Установления с Пользователем обратной связи, включая направление уведомлений, запросов, касающихся оказания услуг, обработка запросов и заявок от Пользователя.
Подтверждения достоверности и полноты персональных данных, предоставленных Пользователем.
Уведомления Пользователя Сайта о состоянии Заказа.
Обработки и получения платежей.
Предоставления Пользователю эффективной клиентской и технической поддержки при возникновении проблем связанных с использованием Сайта.
Предоставления Пользователю с его согласия, обновлений продукции, специальных предложений, информации о ценах, новостной рассылки и иных сведений от имени Компании.
Осуществления рекламной деятельности с согласия Пользователя.

5. Способы и сроки обработки персональной информации

5.1. Обработка персональных данных Пользователя осуществляется без ограничения срока, любым законным способом, в том числе в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

5.2. Пользователь соглашается с тем, что Администрация сайта вправе передавать персональные данные третьим лицам, в частности, курьерским службам, организациями почтовой связи, операторам электросвязи, исключительно в целях выполнения заказа Пользователя.

5.3. Персональные данные Пользователя могут быть переданы уполномоченным органам государственной власти Российской Федерации только по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.

5.4. При утрате или разглашении персональных данных Администрация сайта информирует Пользователя об утрате или разглашении персональных данных.

5.5. Администрация сайта принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональной информации Пользователя от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий третьих лиц.

5.6. Администрация сайта совместно с Пользователем принимает все необходимые меры по предотвращению убытков или иных отрицательных последствий, вызванных утратой или разглашением персональных данных Пользователя.

6. Обязательства сторон

6.1. Пользователь обязан:

6.1.1. Предоставить информацию о персональных данных, необходимую для пользования Сайтом.

6.1.2. Обновить, дополнить предоставленную информацию о персональных данных в случае изменения данной информации.

6.2. Администрация сайта обязана:

6.2.1. Использовать полученную информацию исключительно для целей, указанных в п. 4 настоящей Политики конфиденциальности.

6.2.2. Обеспечить хранение конфиденциальной информации в тайне, не разглашать без предварительного письменного разрешения Пользователя, а также не осуществлять продажу, обмен, опубликование, либо разглашение иными возможными способами переданных персональных данных Пользователя, за исключением п.п. 5.2. и 5.3. настоящей Политики Конфиденциальности.

6.2.3. Принимать меры предосторожности для защиты конфиденциальности персональных данных Пользователя согласно порядку, обычно используемого для защиты такого рода информации в существующем деловом обороте.

6.2.4. Осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему Пользователю, с момента обращения или запроса Пользователя или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных на период проверки, в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий.

7. Ответственность сторон

7.1. Администрация сайта, не исполнившая свои обязательства, несёт ответственность за убытки, понесённые Пользователем в связи с неправомерным использованием персональных данных, в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных п.п. 5.2., 5.3. и 7.2. настоящей Политики Конфиденциальности.

7.2. В случае утраты или разглашения Конфиденциальной информации Администрация сайта не несёт ответственность, если данная конфиденциальная информация:

Стала публичным достоянием до её утраты или разглашения.
Была получена от третьей стороны до момента её получения Администрацией сайта.
Была разглашена с согласия Пользователя.

8. Разрешение споров

8.1. До обращения в суд с иском по спорам, возникающим из отношений между Пользователем и Администрацией сайта, обязательным является предъявление претензии (письменного предложения о добровольном урегулировании спора).

8.2 Получатель претензии в течение 30 календарных дней со дня получения претензии, письменно уведомляет заявителя претензии о результатах рассмотрения претензии.

8.3. При не достижении соглашения спор будет передан на рассмотрение в судебный орган в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

8.4. К настоящей Политике конфиденциальности и отношениям между Пользователем и Администрацией сайта применяется действующее законодательство Российской Федерации.

9. Дополнительные условия

9.1. Администрация сайта вправе вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности без согласия Пользователя.

9.3. Все предложения или вопросы по настоящей Политике конфиденциальности следует сообщать по электронной почте info@сайт