Что означает запись ошибки в формуле имя. Скрытие значений и индикаторов ошибок в ячейках

Списки и диапазоны (5)
Макросы(VBA процедуры) (63)
Разное (39)
Баги и глюки Excel (3)

Как в ячейке с формулой вместо ошибки показать 0

Случаются ситуации, когда в рабочей книге на листах создано много формул, выполняющих различные задачи. При этом формулы созданы когда-то давно, возможно даже на вами. И формулы возвращают ошибки. Например #ДЕЛ/0! (#DIV/0!) . Эта ошибка возникает, если внутри формулы происходит деление на ноль: = A1 / B1 , где в B1 ноль или пусто. Но могут быть и другие ошибки(#Н/Д, #ЗНАЧ! и т.д.). Можно изменить формулу, добавив проверку на ошибку:

=IF(ISERR(A1 / B1),0, A1 / B1)
аргументы:
=ЕСЛИ(ЕОШ(1 аргумент);2 аргумент; 1 аргумент)
Эти формулы будут работать в любой версии Excel. Правда, функция ЕОШ не обработает ошибку #Н/Д (#N/A) . Чтобы так же обработать и #Н/Д необходимо использовать функцию ЕОШИБКА:
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(A1 / B1);0; A1 / B1)
=IF(ISERROR(A1 / B1),0, A1 / B1)
Однако далее по тексту я буду применять ЕОШ(т.к. она короче) и к тому же не всегда надо "не видеть" ошибки #Н/Д.
Но для версий Excel 2007 и выше можно применить чуть более оптимизированную функцию ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) :
=ЕСЛИОШИБКА(A1 / B1 ;0)
=IFERROR(A1 / B1 ,0)
аргументы:
=ЕСЛИОШИБКА(1 аргумент; 2 аргумент)

1 аргумент: выражение для вычисления
2 аргумент: значение или выражение, которое необходимо вернуть в ячейку в случае ошибки в первом аргументе.

Почему ЕСЛИОШИБКА лучше и я называю её более оптимизированной? Разберем первую формулу подробнее:
=ЕСЛИ(ЕОШ(A1 / B1);0; A1 / B1)
Если вычислить пошагово, то увидим, что сначала происходит вычисление выражения A1 / B1 (т.е. деление). И если его результат ошибка – то ЕОШ вернет ИСТИНА (TRUE) , которое будет передано в ЕСЛИ (IF) . И тогда функцией ЕСЛИ(IF) будет возвращено значение из второго аргумента 0.
Но если результат не является ошибочным и ЕОШ (ISERR) возвращает ЛОЖЬ (FALSE) – то функция заново будет вычислять уже вычисленное ранее выражение: A1 / B1
С приведенной формулой это особой роли не играет. Но если применяется формула вроде ВПР (VLOOKUP) с просмотром на несколько тысяч строк – то вычисление два раза может значительно увеличить время пересчета формул.
Функция же ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) один раз вычисляет выражение, запоминает его результат и если он ошибочен возвращает записанное вторым аргументом. Если же ошибки нет, то возвращает запомненный результат вычисления выражения из первого аргумента. Т.е. вычисление по факту происходит один раз, что практически не будет влиять на скорость общего пересчета формул.
Поэтому если у вас Excel 2007 и выше и файл не будет использоваться в более ранних версиях – то имеет смысл использовать именно ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) .

Для чего формулы с ошибками вообще исправлять? Обычно делается для более эстетичного отображения данных в отчетах, особенно если отчеты потом руководству отправляют.

Итак, есть на листе такие формулы, ошибки которых надо обработать. Если подобных формул для исправления одна-две(да даже 10-15) – то проблем почти нет заменить вручную. Но если таких формул несколько десятков, а то и сотен – проблема приобретает почти вселенские масштабы:-). Однако процесс можно упростить через написание относительно простого кода Visual Basic for Application.
Для всех версий Excel:

Sub IfIsErrNull() Const sToReturnVal As String = "0" , vbInformation, "www.сайт" Exit Sub End If For Each rc In rr If rc.HasFormula Then s = rc.Formula s = Mid(s, 2) ss = "=" & "IF(ISERR(" & s & ")," & sToReturnVal & "," & s & ")" If Left(s, 9) <> "IF(ISERR(" Then If rc.HasArray Then rc.FormulaArray = ss Else rc.Formula = ss End If If Err.Number Then ss = rc.Address rc.Select Exit For End If End If End If Next rc If Err.Number Then MsgBox "Формулы обработаны"

Sub IfIsErrNull() Const sToReturnVal As String = "0" "если необходимо вместо нуля возвращать пусто "Const sToReturnVal As String = """""" Dim rr As Range, rc As Range Dim s As String, ss As String On Error Resume Next Set rr = Intersect(Selection, ActiveSheet.UsedRange) If rr Is Nothing Then MsgBox "Выделенный диапазон не содержит данных", vbInformation, "www..HasFormula Then s = rc.Formula s = Mid(s, 2) ss = "=" & "IF(ISERR(" & s & ")," & sToReturnVal & "," & s & ")" If Left(s, 9) <> "IF(ISERR(" Then If rc.HasArray Then rc.FormulaArray = ss Else rc.Formula = ss End If If Err.Number Then ss = rc.Address rc.Select Exit For End If End If End If Next rc If Err.Number Then MsgBox "Невозможно преобразовать формулу в ячейке: " & ss & vbNewLine & _ Err.Description, vbInformation, "www..сайт" End If End Sub

Для версий 2007 и выше

Sub IfErrorNull() Const sToReturnVal As String = "0" "если необходимо вместо нуля возвращать пусто "Const sToReturnVal As String = """""" Dim rr As Range, rc As Range Dim s As String , ss As String On Error Resume Next Set rr = Intersect(Selection, ActiveSheet.UsedRange) If rr Is Nothing Then MsgBox "Выделенный диапазон не содержит данных" , vbInformation, "www.сайт" Exit Sub End If For Each rc In rr If rc.HasFormula Then s = rc.Formula s = Mid(s, 2) ss = "=" & "IFERROR(" & s & "," & sToReturnVal & ")" If Left(s, 8) <> "IFERROR(" Then If rc.HasArray Then rc.FormulaArray = ss Else rc.Formula = ss End If If Err.Number Then ss = rc.Address rc.Select Exit For End If End If End If Next rc If Err.Number Then MsgBox "Невозможно преобразовать формулу в ячейке: " & ss & vbNewLine & _ Err.Description, vbInformation, "www.сайт" Else MsgBox "Формулы обработаны" , vbInformation, "www.сайт" End If End Sub

Sub IfErrorNull() Const sToReturnVal As String = "0" "если необходимо вместо нуля возвращать пусто "Const sToReturnVal As String = """""" Dim rr As Range, rc As Range Dim s As String, ss As String On Error Resume Next Set rr = Intersect(Selection, ActiveSheet.UsedRange) If rr Is Nothing Then MsgBox "Выделенный диапазон не содержит данных", vbInformation, "www..HasFormula Then s = rc.Formula s = Mid(s, 2) ss = "=" & "IFERROR(" & s & "," & sToReturnVal & ")" If Left(s, 8) <> "IFERROR(" Then If rc.HasArray Then rc.FormulaArray = ss Else rc.Formula = ss End If If Err.Number Then ss = rc.Address rc.Select Exit For End If End If End If Next rc If Err.Number Then MsgBox "Невозможно преобразовать формулу в ячейке: " & ss & vbNewLine & _ Err.Description, vbInformation, "www..сайт" End If End Sub

Как это работает
Если не знакомы с макросами, то для начала лучше прочитать как их создавать и вызывать: Что такое макрос и где его искать? , т.к. может случиться так, что все сделаете правильно, но забудете макросы разрешить и ничего не заработает.

Копируете приведенный код, переходите в редактор VBA(Alt +F11 ), создаете стандартный модуль (Insert -Module ) и просто вставляете в него этот код. Переходите в нужную книгу Excel и выделяете все ячейки, формулы в которых необходимо преобразовать таким образом, чтобы в случае ошибки они возвращали ноль. Жмете Alt +F8 , выбираете код IfIsErrNull (или IfErrorNull , в зависимости от того, какой именно скопировали) и жмете Выполнить .
Ко всем формулам в выделенных ячейках будет добавлена функция обработки ошибки. Приведенные коды учитывают так же:
-если в формуле уже применена функция ЕСЛИОШИБКА или ЕСЛИ(ЕОШ, то такая формула не обрабатывается;
-код корректно обработает так же функции массива;
-выделять можно несмежные ячейки(через Ctrl).
В чем недостаток: сложные и длинные формулы массива могут вызвать ошибку кода, в связи с особенностью данных формул и их обработкой из VBA. В таком случае код напишет о невозможности продолжить работу и выделит проблемную ячейку. Поэтому настоятельно рекомендую производить замены на копиях файлов.
Если значение ошибки надо заменить на пусто, а не на ноль, то надо строку

"Const sToReturnVal As String = """"""

Удалить апостроф ( " )

Так же можно данный код вызывать нажатием кнопки(Как создать кнопку для вызова макроса на листе) или поместить в надстройку(Как создать свою надстройку?), чтобы можно было вызывать из любого файла.

И небольшое дополнение: старайтесь применять код вдумчиво. Не всегда возврат ошибки мешает. Например, при использовании ВПР иногда полезно видеть какие значения не были найдены.
Так же хочу отметить, что применять надо к реально работающим формулам. Потому как если формула возвращает #ИМЯ!(#NAME!), то это означает, что в формуле неверно записан какой-то аргумент и это ошибка записи формулы, а не ошибка результата вычисления. Такие формулы лучше проанализировать и найти ошибку, чтобы избежать логических ошибок расчетов на листе.

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями! Видеоуроки

{"Bottom bar":{"textstyle":"static","textpositionstatic":"bottom","textautohide":true,"textpositionmarginstatic":0,"textpositiondynamic":"bottomleft","textpositionmarginleft":24,"textpositionmarginright":24,"textpositionmargintop":24,"textpositionmarginbottom":24,"texteffect":"slide","texteffecteasing":"easeOutCubic","texteffectduration":600,"texteffectslidedirection":"left","texteffectslidedistance":30,"texteffectdelay":500,"texteffectseparate":false,"texteffect1":"slide","texteffectslidedirection1":"right","texteffectslidedistance1":120,"texteffecteasing1":"easeOutCubic","texteffectduration1":600,"texteffectdelay1":1000,"texteffect2":"slide","texteffectslidedirection2":"right","texteffectslidedistance2":120,"texteffecteasing2":"easeOutCubic","texteffectduration2":600,"texteffectdelay2":1500,"textcss":"display:block; padding:12px; text-align:left;","textbgcss":"display:block; position:absolute; top:0px; left:0px; width:100%; height:100%; background-color:#333333; opacity:0.6; filter:alpha(opacity=60);","titlecss":"display:block; position:relative; font:bold 14px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff;","descriptioncss":"display:block; position:relative; font:12px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff; margin-top:8px;","buttoncss":"display:block; position:relative; margin-top:8px;","texteffectresponsive":true,"texteffectresponsivesize":640,"titlecssresponsive":"font-size:12px;","descriptioncssresponsive":"display:none !important;","buttoncssresponsive":"","addgooglefonts":false,"googlefonts":"","textleftrightpercentforstatic":40}}

Нечасто, конечно, но иногда при открытии офисных документов (форматов XLS и XLSX) на экране появляется сообщения о сбое Excel - «ошибка при направлении команды приложению». Почему же программа не может открывать «родные» файлы? В этом нужно разобраться. Надо сказать, что Word, Excel и Access в равной мере подвержены появлению таких ошибок. Так что, некоторые предлагаемые решения по исправлению ситуации подойдут и для других приложений.

О чем свидетельствует ошибка направления команды приложению Excel?

Как говорят отзывы многих пользователей на всевозможных компьютерных форумах, изначально проблема была замечена при попытке открытия файлов электронных таблиц, которые были прикреплены к входящему почтовому сообщению Outlook. Однако потом оказалось, что не открываются даже документы с жесткого диска. Почему?

В любой программе, в том числе в Excel, свидетельствует о том, что программу невозможно закрыть, если:

• она находится в активном состоянии;
• сам файл по каким-то причинам не распознается (например, при использовании разных версий офисного пакета 2003, 2007, 2010, 2013, 2016) или же отличающихся между собой модификаций операционных систем.

В электронной почте на файл может присутствовать ссылка. Ошибка Excel в данном случае появляется при попытке прямого открытия документа непосредственно в сообщении без сохранения вложения или оригинального файла на жестком диске компьютера. Это самое распространенное явление, хотя могут встречаться и другие ситуации.

Основные методы устранения проблемы в офисных программах

Что же касается исправления сбоев такого рода, когда может даже возникать ошибка при запуске Excel, здесь можно найти достаточно много вариантов.

Однако если говорить именно о проблеме направления команды, самыми действенными способами устранения проблемы, если речь идет именно об Excel, принято считать следующие:

• отключение игнорирования DDE (только для Excel);
• деактивация режима совместимости;
• отключение аппаратного ускорения;
• переназначение программы по умолчанию;
• восстановление и повторная инсталляция всего офисного пакета.

Формат Excel: отключение игнорирования DDE-запросов

Первое предлагаемое решение, по мнению многих, является одним из самых действенных. При этом устраняется не только описываемый сбой, но и многие другие ошибки Excel.

Суть решения состоит в том, чтобы через файловое меню войти в параметры программы, выбрать общие настройки и перейти к общей конфигурации. Здесь нужно просто установить флажок напротив строки игнорирования DDE-запросов. Что это такое, в данном случае не столь важно. Главное - что такая методика срабатывает практически всегда. Но это 99% случаев. Для 1%, когда данная методика не дает результата, придется применять другие способы, которые, кстати, при некоторых условиях являются не менее работоспособными.

Деактивация режима совместимости

Не секрет, что в операционных системах Windows при установке разных офисных пакетов или при использовании более свежих версий «Офиса» на устаревших ОС предусмотрена возможность запуска программ в режиме совместимости (например, с Windows XP).

Для исправления ситуации заходим в каталог «Офиса», который обычно располагается в директории Program Files (x86). Находим в нем исполняемый EXE-файл основной программы, через ПКМ вызываем строку свойств и снимаем галочки со строк старта в режиме совместимости и запуска от имени администратора, после чего перегружаем систему. Такой вариант подходит для всех офисных приложений, включая Word, Excel, Access, Power Point и т.д.

Проблемы с аппаратным ускорением

Еще одна методика состоит в том, чтобы деактивировать использование аппаратного ускорения. В этой ситуации в Excel, равно как и в любой другой офисной программе, нужно использовать все то же меню параметров с выбором дополнительных настроек.

В меню просто находим строку использования аппаратного ускорения и снимаем с нее галочку. В дополнение к данному решению можно отключить использование надстроек.

Для этого в меню параметров необходимо выбрать соответствующий раздел, перейти к надстройкам COM и, опять же, снять флажок со строки их задействования.

Установка программ по умолчанию

Возможно, ошибка при направлении команды приложению Excel или любого другого приложения связана только с тем, что по умолчанию зарегистрированным расширениям файлов просто не сопоставлена соответствующая программа для их открытия.

В этом случае нужно вызвать стандартную «Панель управления», выбрать раздел программ по умолчанию и использовать меню сопоставления файлов или протоколов. В списке нужно просто найти формат Excel, выбрать одноименную программу и использовать ее. Если она отсутствует, путь к исполняемому файлу необходимо будет указать вручную.

Восстановление и переустановка Office

Однако ошибки Excel 2007 или любой другой версии приложения только вышеописанными ситуациями не ограничиваются.

В случае, когда ничто не помогает, можно использовать средства восстановления Office. Для этого используется раздел программ и компонентов, где выбирается необходимое приложение, нажимается кнопка изменения на панели сверху, после чего в появившемся меню используется строка восстановления программных продуктов.

Если это не поможет, придется полностью удалить весь пакет (для этого лучше использовать сторонние деинсталляторы, позволяющие сканировать систему на предмет наличия остаточных файлов, папок и ключей системного реестра с полным их удалением), после чего инсталлировать его заново.

В случае, когда у пользователя имеется какая-то неофициальная версия инсталлятора, в которой ключ продукта отсутствует, зарегистрировать программный пакет можно при помощи небольшой утилиты KMSAuto Net, хотя это и признается противоправным действием. Тем не менее для наших пользователей это достаточно приемлемое решение.

Однако и эти действия могут не понадобиться. Возможно, проблема состоит только в том, что операционной системе отключено автоматическое обновление, в котором, помимо программных модулей и компонентов системы безопасности, предусмотрена еще и установка апдейтов для офисных продуктов.

Как вариант, можно зайти в «Центр обновления», задать ручной поиск при включенном задействовании установки апдейтов для других программных продуктов Microsoft, а все, что будет найдено, интегрировать в систему.

Что в итоге?

Делая выводы из всего вышеизложенного, можно отметить, что в большинстве случаев помогает методика отключения DDE-запросов. Правда, и остальные варианты исключать тоже нельзя. Здесь намеренно не рассматривались ситуации, связанные с проникновением в систему разного рода вирусов, которые тоже иногда способны блокировать работу или даже запуск офисных программ, поскольку вопросы безопасности у любого пользователя должны стоять в приоритете. Но в целом основная проблема устраняется достаточно просто, а иногда помогает даже обычное восстановление системы.

Рассмотрим ситуацию, когда формулы в таблице содержат заранее ожидаемые значения ошибок. Они не требуют немедленного исправления, однако требуется улучшить представление результатов. Существует несколько способов скрытия значений ошибок и индикаторов ошибки в ячейках.

Формулы могут возвращать ошибки по многим причинам. Например, формула =1/0 возвращает ошибку #ДЕЛ/0!, поскольку деление на 0 недопустимо. Предусмотрены следующие значения ошибок: #ДЕЛ/0!, #Н/Д, #ИМЯ?, #ПУСТО!, #ЧИСЛО!, #ССЫЛКА! и #ЗНАЧ!.

Преобразование ошибки в нулевое значение и использование формата для скрытия значения

Чтобы скрыть значения ошибок, можно преобразовать их, например, в число 0, а затем применить условный формат, позволяющий скрыть значение.

Создание образца ошибки

Откройте чистый лист или создайте новый.

Введите 3 в ячейку B1, 0 - в ячейку C1 и формулу =B1/C1 - в ячейку A1.
В ячейке A1 отобразится значение ошибки #ДЕЛ/0!.

Выделите ячейку A1 и нажмите клавишу F2, чтобы изменить формулу.

После знака равенства (=) введите ЕСЛИОШИБКА с открывающей круглой скобкой:
ЕСЛИОШИБКА(

Переместите курсор в конец формулы.

Введите ,0) , т. е. запятую с нулем и закрывающей круглой скобкой.
Формула =B1/C1 примет вид =ЕСЛИОШИБКА(B1/C1,0) .

Нажмите клавишу ВВОД, чтобы завершить редактирование формулы.
Теперь в ячейке вместо ошибки #ДЕЛ/0! должно отображаться значение 0.

Применение условного формата

Выделите ячейку с ошибкой и на вкладке Главная нажмите кнопку Условное форматирование .

Выберите команду Создать правило .

В диалоговом окне выберите параметр .

Убедитесь, что в разделе в первом списке выбран пункт Значение ячейки , а во втором - равно . Затем в текстовом поле справа введите значение 0.

Нажмите кнопку Формат .

На вкладке Число в списке Числовые форматы выберите пункт (все форматы) .

В поле Тип введите ;;; (три точки с запятой) и нажмите кнопку ОК . Нажмите кнопку ОК еще раз.
Значение 0 в ячейке исчезнет. Это связано с тем, что пользовательский формат ;;; предписывает скрывать любые числа в ячейке. Однако фактическое значение (0) по-прежнему хранится в ячейке.

Скрытие значений ошибок путем изменения цвета текста на белый

Описанная ниже процедура позволяет отформатировать ячейки с ошибками таким образом, чтобы текст в них отображался шрифтом белого цвета. В результате текст ошибки в таких ячейках становится невидимым.

Выделите диапазон ячеек, содержащих значение ошибки.

На вкладке Главная в группе Стили Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами .
Появится диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования .

Выберите команду Создать правило .
Откроется диалоговое окно Создание правила форматирования .

В списке Выберите тип правила выберите пункт Форматировать только ячейки, которые содержат .

В разделе Измените описание правила в списке Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие выберите пункт Ошибки .

Нажмите кнопку Формат и откройте вкладку Шрифт .

Щелкните стрелку, чтобы открыть список Цвет , и в разделе Цвета темы выберите белый цвет.

Отображение тире, #Н/Д или НД вместо значения ошибки

Возможны ситуации, когда необходимо, чтобы вместо значений ошибок в ячейках отображалась текстовая строка, например "#Н/Д", прочерк или "НД". Сделать это можно с помощью функций ЕСЛИОШИБКА и НД , как показано в примере ниже.

Описание функции

ЕСЛИОШИБКА . С помощью этой функции можно определить, содержит ли ячейка или возвращает ли формула ошибку.

НД Эта функция возвращает в ячейке строку "#Н/Д". Синтаксис функции: =НД() .

Скрытие значений ошибок в отчете сводной таблицы

Щелкните отчет сводной таблицы.
Появится вкладка Работа со сводными таблицами .

Excel 2016 и Excel 2013: на вкладке Анализ в группе Сводная таблица щелкните стрелку рядом с командой Параметры и выберите пункт Параметры .

Excel 2010 и Excel 2007: на вкладке Параметры в группе Сводная таблица щелкните стрелку рядом с командой Параметры и выберите пункт Параметры .

Откройте вкладку Разметка и формат и выполните одно или оба указанных ниже действия.

• Измените способ отображения ошибок. В группе Формат установите флажок Для ошибок отображать . Введите в поле значение, которое должно отображаться вместо ошибок. Чтобы в пустых полях отображались ошибки, удалите из поля весь текст.

Функции для работы с базами данных применяются для работы с базами данных (списками) и таблицами с соответствующей структурой данных. С помощью этих функций можно выполнять анализ данных рабочего листа. Статистические функции позволяют решать множество различных задач как сложных профессиональных, так и простых, например определение арифметического среднего.

Текстовые функции используются при работе с текстом, позволяют искать, заменять или объединять определенные последовательности символов, а также подсчитывать количество символов и многое другое.

Десять последних функций, применяемых пользователем, Excel автоматически группирует в категорию «10 недавно использовавшихся».

Диагностика ошибок в формулах Excel

Если Excel не может выполнить обработку формулы в ячейке и вывести результат, то он генерирует сообщение об ошибке и выводит его в данной ячейке (вместо самой формулы или ее результата). Сообщение об ошибке всегда начинается со знака «#».

Сообщения об ошибках в Excel могут принадлежать к одному из 8 типов:

######

#ЗНАЧ!

#ДЕЛ/0!

#ИМЯ?

#ЧИСЛО!

#ПУСТО!

Как правило, ошибка ###### возникает, когда полученный результат не умещается в ячейке. В этом случае необходимо увеличить ширину столбца.

Ошибка #ЗНАЧ ! возникает, когда используется недопустимый тип аргумента, например, пользователь пытается сложить текстовое и числовое значение.

Ошибка #ДЕЛ/0 появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль.

Сообщение об ошибке типа #ИМЯ? появляется, когда Excel не может найти имя, используемое в формуле. Например, такая ситуация возникнет, если:

o при наборе имени произошла опечатка;

o текст ошибочно не был заключен в двойные кавычки;

Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО! возникает в том случае, когда в формуле задан неприемлемый аргумент для функции.

Сообщение об ошибке типа #ПУСТО! появляется, когда используется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон, например, задано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек.

Ввод и обработка данных в Excel

Значительная часть работы в Excel приходится на ввод данных, их редактирование и обработку.

Рабочий лист в Excel 2007 состоит из 13384 столбцов и 1048576 строк.

В ячейку рабочего листа можно вводить число, текст, дату/время или формулу. Ввод всегда происходит в активную ячейку. Место появления вводимых символов указывает мигающий курсор.

Весь введенный текст и числа отображаются и в строке формул, и в самой ячейке. При вводе формул (по умолчанию) в ячейке отражается результат вычислений, а в строке формул видна сама вводимая формула или функция.

При необходимости можно исправить ошибки до фиксации ввода или изменить содержимое ячейки после того, как ввод зафиксирован.

Форматирование и защита рабочих листов

Вводимая в ячейки Excel информация может быть отображена на экране различными способами. Для изменения формы отображения и доступа к информации используются средства форматирования и защиты.

Неправильный формат представления данных может вызвать значительные проблемы, особенно, если у пользователя отсутствует достаточный опыт. Например, если пользователь введет число 0.9, но в качестве десятичного разделителя в настройках компьютера используется запятая, то введенные данные будут восприниматься как текст. Опытный пользователь сразу это заметит, так как обычно по умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа – по правому краю ячейки.

Форматирование в Excel включает в себя решение следующих вопросов:

изменение шрифта, размеров, начертания и цвета символов;

выравнивание и изменение ориентации текста и чисел в ячейках;

форматирование чисел, дат и времени;

форматирование строк и столбцов;

создание и использование пользовательских форматов;

условное форматирование;

защита ячеек, листов и рабочих книг;

использование стилей при форматировании;

применение автоформатов.

Работа с электронными таблицами

Электронные таблицы в Excel располагаются на рабочих листах рабочих книг, последние из которых представляют собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя, «складывающей» документы. Количество рабочих листов в книге может регулировать пользователь. В рабочие книги можно дополнительно «подшивать» диаграммы, сводные таблицы, различные отчеты и т.п.

Рабочий лист электронной книги состоит из ячеек, каждая из которых имеет свой адрес: сочетание имени столбца и строки.Столбцы идентифицируются буквами латинского алфавита (А, B, C, D…), астроки

– арабскими цифрами (1,2,3…). Ячейка, в которой находится курсор, считается активной, то есть предназначенной для ввода данных. Например, адрес F10 говорит о том, что вводимая информация при активной ячейке F10 попадет именно в эту ячейку, а содержимое этой ячейки отразится в строке формул.

Многие команды Excel позволяют работать с блоками ячеек. Блок ячеек - это прямоугольник, задаваемый координатами противоположных углов, обычно, верхней левой и нижней правой ячеек. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием(:) . Например, блок А1:В4 включает в себя ячейки А1, А2, А3, А4, В1, В2, В3 и В4. Выделение блока ячеек осуществляется протаскиванием курсора мыши на нужный диапазон. При этом ячейка, начиная с которой выделяется блок, остается белого цвета, а остальные ячейки затемняются. Но блок ячеек не обязательно может включать смежные ячейки. Для выделения таких ячеек в блоке следует использовать клавишу .

Ячейкам и блокам для удобства работы можно давать имена.

Рабочие листы также могут быть переименованы, чтобы лучше отражать смысловое содержание решаемой задачи.

Вопросы про ошибки в Эксель – самые распространенные, я их получаю каждый день, ими наполнены тематические форумы и сервисы ответов. Очень легко допустить ошибку в формуле Excel, особенно когда работаешь быстро и с большим количеством данных. Результат – неправильные расчеты, недовольные руководители, убытки… Как же найти ошибку, которая закралась в Ваших расчетах? Давайте разбираться. Единого инструмента или алгоритма поиска ошибок нет, поэтому будем двигаться от простого к сложному.

Если в ячейке формула вместо результата

Если Вы написали формулу в ячейке, нажали Enter, а вместо результата в ней отображается сама формула – значит выбран текстовый формат значения для данной ячейки. Как исправить? Сначала изучите, и выберите тот, который нужен Вам, но не текстовый, в этом формате вычисления не производятся.

Теперь на ленте найдите Главная – Число , и в раскрывающемся списке выберите подходящий формат данных . Сделайте это для всех ячеек, в которых формула стала обычным текстом.

Если формулы на листе не пересчитываются

Если Вы изменяете исходные данные, а формулы на листе никак не хотят пересчитываться – у Вас отключен автоматический пересчет формул.

Чтобы это исправить – нажмите на ленте: Формулы – Вычисления – Параметры вычислений – Автоматически . Теперь все будет пересчитываться, как обычно.

Помните, автоматический пересчет мог быть отключен целенаправленно. Если у Вас на листе огромное количество формул – каждое внесение изменений заставляет их пересчитываться. В итоге, работа с документом перерастает в хроническое состояние ожидания после каждого изменения. В таком случае, нужно перевести пересчет в ручной режим: Формулы – Вычисления – Параметры вычислений – Вручную . Теперь вносите все изменения в исходные данные, программа будет ждать. Когда все изменения внесены – жмите F9 , все формулы обновят значения. Или cнова включите автоматический пересчет.

Если ячейка заполнена знаком решетки

Еще одна классическая ситуация, когда в результате расчетов Вы получаете не результат, а ячейку, заполненную знаками решетки:

На самом деле, это не ошибка, так программа говорит Вам, что результат не влазит в ячейку, нужно просто до нужного размера.

Результат вычисления – не в том формате

Иногда случается, что после выполнение вычислений, результат предстает не в том виде, который Вы ожидаете. Например, сложили два числа, а в результате получили дату. Почему так происходит? Вероятно, формат данных в ячейке ранее был установлен «дата». Просто измените его на нужный, и все будет по-Вашему.

Когда недоступны внешние ссылки

Если формула Excel возвращает неправильный результат

Если Вы написали формулу, а она возвращает очевидно неправильный результат – разбираемся с логикой формулы. Вы могли банально ошибиться в скобках, порядке следования операторов. Изучите и проверьте все ли верно в Вашей. Если верно – переходим к следующему шагу.

Если Вы используете функции – убедитесь, что Вы знаете . Каждая из них имеет свой синтаксис. Проверьте, правильно ли Вы задали параметры для формулы, для чего прочтите справку по ней. Нажмите F1 и в окне «Справка Excel» в поиске напишите Вашу функцию, например, « ». Программа отобразит список доступных материалов по этой функции. Как правило, их хватает, чтобы получить полное представление о работе Вашей функции. Авторы справки очень доступно излагают материал, приводят примеры использования.

Часто пользователи неверно указывают ссылки на ячейки в формулах, от того и получают ошибочные результаты. Первое, что нужно сделать для проверки внешних формул – включить отображение формул в ячейках. Для этого выполните на ленте Формулы – Зависимости формул – Показать формулы . Теперь в ячейках будут отображаться формулы, а не результаты расчетов. Можно пробежаться глазами по листу и проверить правильные ли ссылки указаны. Чтобы снова показать результаты – еще раз выполните ту же команду.

Чтобы упростить процесс – можно включить стрелки ссылок. Можно легко определить на какие ячейки ссылается формула, нажав Формулы – Зависимости формул – Влияющие ячейки . На листе синими стрелками будет указано, на какие данные Вы ссылаетесь.

Аналогично, можно увидеть ячейки, формулы в которых ссылаются на заданную клетку. Для этого выполняем: Формулы – Зависимости формул – Зависимые ячейки .

Учтите, что в сложных таблицах отрисовка стрелок займет много времени и машинных ресурсов. Чтобы убрать стрелки – кликните Формулы – Зависимости формул – Убрать стрелки .

Как правило, внимательная проверка формул с перечисленными выше инструментами решает проблемы ошибочного результата. Ищем проблему до победы!

Если возникает циклическая ссылка в Эксель

Иногда после введения формулы программа предупреждает, что введена циклическая ссылка. Расчет прекращается. Это значит, что формула ссылается на ячейку, которая, в свою очередь, ссылается на ячейку, в которую Вы вводите формулу. Получается, замкнутый цикл вычислений, программа должна будет вычислять результат бесконечно долго. Но этого не будет, вы будете предупреждены и получите возможность устранить проблему.

Часто, ячейки ссылаются друг на друга косвенно, т.е. не напрямую, а через промежуточные формулы.

Чтобы найти такие «неправильные» формулы, найдите на ленте: Формулы – Зависимости формул – Проверка наличия ошибок – Циклические ошибки . Это меню открывает список ячеек с «зацикленными» формулами. Кликните по любой, чтобы установить в нее курсор и проверить формулу.

Естественно, циклические ссылки устраняются путем проверки и исправления логики вычислений. Однако, в некоторых случаях, циклическая ссылка не будет ошибкой. То есть, этой системе формул все же нужно дать просчитаться до состояния, близкого к равновесию, когда изменения практически не происходят. Некоторые инженерные задачи требуют этого. К счастью, Excel это допускает. Называется такой подход «итеративные вычисления». Чтобы их включить, нажмите Файл – Параметры – Формулы ,и установите галку «Итеративные вычисления». Там же установите:

• Предельное число итерации – максимальное количество итераций (циклов), которое будет проведено до полной остановки
• Относительная погрешность – минимальное изменение целевых значений за одну итерацию, при которых пересчет будет остановлен.

То есть циклическая формула будет просчитываться до достижения относительной погрешности, но не больше, чем задано предельным числом итераций.

Встроенные ошибки Excel

Иногда при вычислениях выпадают ошибки, начинающиеся со знака «#». Например, «#Н/Д», «#ЧИСЛО!», и т.д. эти ошибки я , прочтите этот пост и постарайтесь осмыслить причину появления Вашей ошибки. Когда это произойдет, Вы легко все исправите.

Если же Вам не удается найти ошибку в достаточно сложной формуле – кликните на восклицательный знак возле ячейки и в контекстном меню выберите «Показать этапы вычисления».

На экране появится окно, отображающее в какой из моментов вычисления возникает ошибка, он будет подчеркнут в формуле. Это верный способ понять, что именно не так.

Это, пожалуй, все основные способы найти и исправить ошибки в Эксель. Мы рассмотрели наиболее часто встречающиеся проблемы и способы их устранения. А вот что делать, когда ошибки нужно предусмотреть сразу в вычислениях, я расскажу в посте про . Не пожалейте на эту статью 5 минут времени, ее внимательное прочтение позволит сэкономить массу времени в будущем.

А я жду ваших вопросов и комментариев к этому посту!